2009, May 25 - 00:00 - MinőségDoktorok.Hu
hogy ő maga kér egy újabb auditot, a vezetőtársai egyszerűen nem értették mi történt vele. Ilyet ember önszántából, magával nem tesz…
Tamás egy szoftverfejlesztéssel foglalkozó vállalkozás egyik ágazatát vezette. Az ágazat létszáma valahol 150 fő körül volt, ami hazai viszonyok között már önmagában is egy közepes vállalkozásnak számítana.
Tamás fiatal volt ugyan, ennek ellenére jól ismerte a játékszabályokat, így a napi-, és a hosszabb távú stratégiai feladatokkal is sikeresen boldogult.
A munkája azonban a rutinja ellenére sem volt könnyű, mert neki is folyamatosan egyensúlyoznia kellett az erőforrásokkal: mennyit szán a megkerülhetetlenül jelentkező apró-cseprő, de mégis megoldandó feladatokra, és mennyit a távlati célok megvalósítására.
A céljai eléréshez természetesen a munkatársait is sikeresen kellett tudnia motiválni, és sokszor olyan lépések megtételére ösztönözni, amelyek szükségességét a munkatársak nem is feltétlenül látták át.
A feladatai közé tartozott annak biztosítása is, hogy az ágazata a többé-kevésbé rendszeres, az ügyfél által elvégzett meglehetősen kemény auditokon is helyt álljon. Az iparágában ráadásul azt sem lehetett kizárni, hogy valamelyik hatóság dönt úgy, hogy alaposabban meg szeretné nézni, hogy hogyan is fejlesztenek…
A vállalkozásnál azzal persze mindenki tisztában volt, hogy az auditokon való megfelelés legbiztosabb módja az, ha tényleg rendben megy a fejlesztés. Saját megtapasztalásból tudta azonban azt is, hogy a tárgyi tudás csak egy része a sikernek, azt be is kell tudni mutatni, méghozzá nem csak neki magának, hanem az ágazat egyes tagjainak is.
Az auditok kapcsán tehát a szokásos probléma jelentkezett: A „ki tudja pontosan mikor is” bekövetkező auditra hosszútávon fel kell készülni, sőt fel kell készítenie a munkatársait is, miközben a napi feladatoknak is haladniuk kell. Ilyenkor hamar elhangzik a megbeszéléseken: „Tamás hagyd már ezt az audit témát. Inkább koncentráljunk a projekt napi gondjaira, végül is abból élünk, az hozza a pénzt!”
S bár Tamás értette, megértette, hogy miért hangzanak el ezek a kijelentések, azt is tudta, hogy bizony az audit okozta stressz hatására a munkatársai egy része biztosan nem a maximumot fogja nyújtani, sőt sokan valószínűleg nem is értik az auditorok gyakran bürokratikus, körülményes nyelvezetét. A siker az auditon a jó munkavégzés ellenére nem garantált tehát, márpedig egy rosszul sikerült ügyfélaudit az ágazat eredményeit legalább egy évre beárnyékolják, az ügyféllel szembeni tárgyalási pozíciót mindenképpen rontják.
Tudta azt is, hogy bár még messze nem ég a ház, valamit tennie kell! Nincs annál rosszabb, mint amikor tudjuk, hogy jól végezzük a dolgunkat, csak éppen eladni nem tudjuk azt.
Ebben a helyzetben javasoltuk Tamásnak, hogy kérjen egy rendkívüli auditot. Mindezt nem feltétlenül kell magától az ügyféltől kérnie, hiszen a vizes lepedőt senki sem akarja magára húzni… Kérje olyantól, aki elég jó ahhoz, hogy el tudja hitetni a résztvevőkkel: „ez most komoly”. Tamásnál adta magát a lehetőség: a cégcsoporton belül találtunk olyan embert, aki anyanyelvi szinten beszélte az audit nyelvét, értette a szakmát (figyelem: az ügyfél is érti!), személye pedig a munkatársak számára pedig lényegében idegen volt. Az már csak hab volt a tortán, hogy rendkívül határozott fellépésű, és nem partner a mellébeszélésben.
Az ötlet megvolt, azt azonban el is kellett fogadtatni. A kérdés: hogyan?
A javaslatunk nagyon egyszerű volt. Tudtuk, hogy a cég minőségbiztosítási szempontból meglehetősen érett, nem kell ahhoz túl sok, hogy a munkatársak megértsék: lehetőségről van szó, tanulásról, ha úgy tetszik edzésről. Így is tálaltuk nekik: összesen 4 fő számára van hely az „edzésen”, amire önként lehet jelentkezni. (potenciálisan 10-15 fő jelentkezhetett) Mind a 4 hely azonnal betelt.
Mindez természetesen Tamásnak is jól jött, hiszen elérte, amit szeretett volna. Mindeközben edzőként állt a csapata előtt, és nem mint egy vezető, aki valami újabb menedzsment bolondériával állt elő.
Azóta az edzés, sőt már az esedékes ügyfélaudit is lezajlott. Az edzésen nagyon sok minden a felszínre került, a résztvevők átélhették az auditok játszmáit, és mindezt a valódi helyzetet kísértetiesen megközelítő stressz szinten. Magán az auditon sokkal rutinosabban, magabiztosabban tudtak helytállni, és sikerült profi módon, a szakmai részre koncentrálni. A befektetés beérett.
Zárógondolatként érdemes lehet kiemelni, hogy miért is van szükség egy újabb auditra, ha vannak pl. belső auditok?
- A belső auditok többnyire a résztvevők anyanyelvén, azaz tipikusan magyarul folynak. Anyanyelven „vizsgázni” lényegesen könnyebb egy idegen nyelvhez képest, még akkor is, ha egyébként jól beszéljük a másik nyelvét.
- A belső auditor és az auditált, gyakran ismeri egymást, sőt abban is biztosak lehetnek, hogy a jövő héten is találkoznak a folyosón (…).
- A belső auditor, és az auditált azonos (belső) szakmai nyelvet beszélnek! Amikor egy „idegen” jön a képbe akkor szokott csak kiderülni, hogy ez mennyit jelent!
- …
Igazából közömbös hogy hány edzésen tudtuk megdönteni a világrekordot! Az olimpián kell a legmagasabbra ugrani, a leggyorsabban futni, a legnagyobb súlyt felemelni! A biztos eredményhez pedig gyakorolni, edzeni kell. A munkában is.
(A történet valós, a főszereplőt azonban nem Tamásnak hívják)
Amikor Zsolt soron kívüli auditot kért
A történet valóságos, nem az írói képzelet szüleménye.
Zsolt egy szoftvercégnél dolgozott változatos feladatokon. Egyszer felhasználói felületet tervezett, máskor modult implementált, de leggyakrabban a mások által írt kódban javítgatta a hibákat. Néha pedig tesztelt.
Egy szép napon Zsoltot megint tesztelésre osztották be. Azt gondolta, hogy ez a projekt is csak olyan lesz, mint a többi: talál néhány hibát és hiányosságot, jegyzőkönyvezi, kijavítják, ő meg ellenőrzi a javítást. Meglepetésére azonban nem egészen így folytatódott a történet. Nem egy-két hiba volt, hanem óriási fejetlenség. Ilyenkor mit lehet tenni? Olyan teszt eset nincs, hogy "az egész projekt egy nagy káosz".
Zsolt először megpróbált beszélni a konfigurációért felelős kollégákkal, de elhajtották. Szegények nagyon le voltak terhelve amiatt, mert rosszul szervezték meg a maguk és a fejlesztők munkáját. És nem értek rá ezt a bakit kijavítani.
Ezek után Zsolt beszélt a főnökével (főnökeivel), de ott is csukott fülekre talált.
Majd úgy gondolta, hogy a szoftver teszt mégis a minőségügyi rendszer része, és felhívta a cég minőségügyi vezetőjét, hogy a projekt sürgős (soron kívüli) auditálására tegyen javaslatot. A másik Zsolt azonban - hatáskör hiányára hivatkozva - a javaslatot elutasította.
Hamarosan azonban a megrendelőnek is feltűnt, hogy valami nincs rendben. Aztán egy szép napon hirtelen megjelentek a menedzserek, és közölték, hogy a projektet azonnali hatállyal leállítják.
Ennek persze nem feltétlenül kellett volna így történnie. Mondhatta volna a projektvezető, hogy a konfigurációval van gond és már dolgoznak rajta. De nem ez lett.
A projekt leállítása (kiadás bevétel nélkül) az egyébként a csőd szélén lavírozó megrendelő helyzetét is megrendítette. (Azt nem állítom, hogy ez volt a csőd egyetlen oka, de valószínűleg az egyik utolsó csepp volt a pohárban.)
Kíváncsi vagyok, hogy a minőségügyi szakemberek milyen tanulságot vonnak le ebből a történetből.
Szia Zsolt! Pont az általad
Szia Zsolt!
Pont az általad is írt (meglehetősen) gyakori probléma miatt éreztem úgy, hogy a jó példát meg kell osztani. És tudod mi a szép benne! Hogy az ilyen munka még élvezetes is! Nemcsak nekem, hanem a résztvevőknek is! Hogy honnan tudom? A szokásos válasz az lenne, hogy onnan, hogy megkérdeztem... De még csak megkérdezni sem kellett... És hogy miért? Ez bizony munka volt, ha úgy tetszik stressz, feszültség, izzadság, de közben egyszerre: játék, és valami amiből a résztvevők kaptak valamit!
Ahhoz, hogy egy ilyen kezdményezés sikerrel járhasson, ahhoz több minden is kell:
üdv.: Gönye Zoltán
Mire is jó egy audit?
Mielőtt a lényegre térnék...
Néhány évig magam is tartottam gyakorlatokat az egyetemen.
Osztályozni viszont nem szerettem, de néha muszáj volt. Utáltam.
Pontosabban mondva: nem szeretek különbséget tenni alig eltérő dolgok között. Véleményt mondani általában csak a két szélső esetben szoktam. Ha valami nagyon jó, vagy ha éppen kritikán aluli. De hogy a kettő között mi van, azt valamiért nem szeretem rangsorolni.
Évekkel ezelőtt egy nagy cégnél magam is átestem egy belső auditon.
Utólag azt kell mondanom, hogy (talán?) nem ártott volna többször.
Ugyanis a legsikeresebb projektet auditálták. Na így persze könnyű.
De mi lenne egy audit célja?
Egyszerűen csak osztályzatot adni valamire?
Vagy ez esetleg más, mint egy vizsga az egyetemen, ahol megmérik a felkészültésget és adnak rá egy jegyet?
Én valahogy úgy gondolom, hogy a vizsga az vizsga.
Az audit viszont arra (is) jó, hogy bizonyos hiányosságokat feltárjunk, és - nem utolsó sorban - ezek kiküszöböléséről intézkedjünk.
De az életben mintha nem ezt tapasztaltam volna. Például láttam olyan projektet, amely a CMMI mérésen igen jól szerepelt. Mégis a határidő után két évvel sem voltak képesek a projektet befejezni. Kétszer is külső krízis menedzsert kellett felkérni. (Az akkori főnököm erre a felvetésre azt válaszolta, hogy a Capability nem azt jelenti, hogy mindig olyan szinvonalon dolgozunk, amire elvileg képesek lennénk. És ez a megjegyzés csak megerősítette az auditokkal szembeni kétségeimet.)
Persze nézhetjük ezt egy másik szempontból is. (Avagy a krupmli leves legyen krumpli leves.) Nem kell ahhoz auditot rendezni, hogy a munkatársak elmondják a minőségügyi észrevételeiket és javaslataikat. És akkor az audit lehet egy vizsga, ahol "már" jól kell szerepelni. De ehhez vezetői elkötelezettség is kell (vagy inkább kellene).
Én egy olyan cégnél dolgoznék szívesen, ahol ha (a korábbi tapasztalataim alapján) szólok, hogy egy adott megoldás miért nem lesz jó, akkor az nem csukott fülekre talál.
Van nekem egy rögeszmém. Persze nem én találtam ki.
Középiskolás koromban gyakran bevittek minket a gyárba ún. termelési gyakorlatra. Az egyik üzemvezető minden reggel balasetvédelmi oktatással kezdte. Minden egyes napra volt valamilyen témája, amit öt percben elmondott.
Szerintem az időszakos auditok helyett (vagy mellett) a minőségügyet is így kellene kezelni. Minden nap beszélni róla legalább egy keveset. Minden nap rászánni öt percet arra, hogy valami fontosat tudatosítsunk a kollégákban.
Vagy ahogy a Kórház a város szélén című filmben egykor Stossmayer doktor mondta: a higiénia hit kérdése. Szerintem a minőségügynek is annak kellene lennie.
Kár, hogy az olcsó bóvli termékek mellett a minőség kiment a divatból. (És egyes cégeknél csak a papír a lényeg: a minősítés a klubtagsági igazolvány.)
nagyrészt egyetértek
bár nem minden ponttal, de nagyrészt egyetértek. Így könnyű lesz rövidnek lennem.
Auditból sok féle van, a teljesség igénye nélkül:
mindegyik más és más, eltérő célokkal, eltérő lehetőségekkel. Hogy a szervezet melyikből mit hoz ki? Nagyrészt magán a szervezeten, a vezetőkön, és a munkatársakon múlik! Sok külső segítséget lehet ehhez adni, de az ott dolgozók nélkül nem lehet teljes a siker.
Hogy hogyan lehet bennük ébren tartani az érdeklődést, vagy elvezetni őket oda, ahol maguk akarnak tenni, magukért? Na itt van a kutya elásva... :-) Ahol erre rájönnek, ott különösebb erőlködés nélkül is része lehet a mindennapoknak a minőségi termék/szolgáltatás/munkavégzés iránti elkötelezettség.
üdv.: Gönye Zoltán