A fejlődés egyben az informatika terjedését is jelenti. Az informatikai megoldások pedig lassan teljesen kiváltják a hagyományos papírkezelést. Ez a fejlődés önmagában jó, de sokszor számos új problémát is felvet. Hogy milyen problémákra kell gondolni?

Az alábbi esettanulmány ugyan egy konkrét példán alapul, de számtalan helyen találkoztam már hasonló problémákkal.

Egy gépészeti termelő gyárban minden reggel kiadták az aznap legyártandó termékek műszaki rajzait (dokumentációját) is. Az informatika fejlesztése azonban magával hozta az átállást a teljes körű elektronikus rajzkezelésre. Ezzel megszüntettek minden „papíros” rajz-példányt. Sőt minden rajzból csak egyetlen elektronikus törzspéldány maradt, ami a szerveren, vagyis egyetlen központi helyen volt megtalálható. Minden munkaállomásról, így a termelésbe letelepített számítógépekről is ez az egy törzspéldány volt elérhető.

A problémát az okozta, hogy az informatika nem tudott mindig 100 %-os működési biztonságot garantálni. Akár egy hálózati probléma, akár a szerver hibája esetén, akár más okból kifolyólag nem lehetett elérni a munkaállomásokról a szerveren lévő rajzok törzspéldányait, akkor az a termelésben kiesést vagy leállást okozott. Ha csak 1 – 2 %-nyi is az informatikai működés kiesése, az már rögtön súlyos veszteségeket jelenthet egy termelő gyárnak. Emiatt, ilyen esetben érthető a termelés és a minőségbiztosítás tiltakozása a „fejlődés” ellen.

Természetesen lehet megoldást találni, de ez azzal jár, hogy valahol „kompromisszumot” kell kötni. A fejlődés, az informatika alkalmazása rengeteg előnnyel jár(hat). Ugyanakkor a fejlődés vívmányait úgy kell egy adott vállalatnál alkalmazni, hogy az támogassa a vállalat értékrendjét, céljait! Minden vállalatnak elsődleges érdeke a termelés folytonossága, stabilitása. A „régi módon” ez biztosított is volt mindig, függetlenül az informatika „szeszélyeitől”.

Adott tehát a kérdés: hogyan lehet ezt a „régi jó stabilitást” az újdonságok alkalmazása mellett is megőrizni?

Természetesen az adott helyzet részletes ismeretében különböző megoldások képzelhetőek el, ahogyan „Rómába sem csak egyetlen út vezet(ett)”! Mutatok néhány lehetőséget a megoldásra, amelyekből Ön a saját körülményeihez illeszkedő megoldásra juthat:

• Az informatikát kell kellően stabillá és üzembiztossá tenni. Ennek számos módja van, de ez komoly informatikai hardver, szoftver és belső szolgáltatás-fejlesztéssel jár együtt. Ahol valamely más cél miatt ez úgy is esedékes, ott ez lehet jó megoldás, különben túl sokba fog kerülni.
• Ha a termelésben lévő számítógépek önmagukban elég stabilan működnek, de a szerverhez való csatlakozás nem mindig megbízható, akkor elég annyit biztosítani, hogy az aktuális műszaki rajzok ott lokálisan mindig láthatók legyenek. Itt, ha nem akarjuk felvállalni a két helyen külön-külön való nyilvántartás problémáját, akkor célszerű a munkaállomásokon lévő rajz-könyvtár részeket a szerveren lévővel szinkronizálni.
• Ha ezek sem biztosíthatóak, akkor – erős kompromisszummal – a szerveren minden reggel kinyomtatva a munkalapokat + rajzokat azok papíron kioszthatók, majd a nap végén visszaérkezett feljegyzések beszkennelve visszavihetők az elektronikus rendszerbe. Ezzel biztosítható mind a teljes elektronikus nyilvántartás, mind pedig a dolgozók ellátása a munkalapokkal és rajzokkal. (Sok esetben a fizikai állomány jobban tudja a régi papíros rajzokat használni, mint ugyanazt számítógépen megnézve.) Sajnos azonban ezzel nem lett a papírozás megszüntetve, legalábbis a termelésben nem.

Természetesen még számtalan további lehetőség is van, hadd szárnyaljon a fantázia!