Nagyon kellemetlenek azok az esetek, amikor az ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszerből történő kizárásokat az auditon másképp értelmezi az auditor, illetve a tanúsított cég. Ugyan a szabvány egyértelműen megmondja, hogy mikor melyik szabványelem zárható ki, illetve mikor nem, a gyakorlat a különböző értelmezések (vagy szándékok :) ) miatt mégis sok vitát szült már. Nézzünk most ezekre néhány példát!

Mit is jelent a „kizárás”? Azt jelenti, hogy a minőségirányítási rendszer kiépítése során nem alkalmazom az ISO 9001 szabvány összes követelményét, hanem bizonyos követelmények teljesítésétől eltekintek a rendszer kiépítése és működtetése során.

Meg lehet ezt egyáltalán tenni? Milyen esetekben lehet ezt megtenni? Nézzük két egyszerű példát:

• Egyik ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszert kiépítő vállalkozás sem mondhatja azt, hogy nem alkalmazza pl. a belső auditot, mert szerinte anélkül is jól működik a rendszere.
• Egy vállalkozás például a megrendelőjétől bérelt műanyag fröccsöntő berendezésen, annak előírt technológiája betartásával gyártja neki folyamatosan ugyanazokat a fröccsöntött műanyag kütyüket. Akkor ő maga semmilyen terméktervezést nem végez, hiszen a kész termékdokumentációt és a hozzávaló technológiai előírást készen veszi át a megrendelőtől. Így a termék tervezésére vonatkozó szabványkövetelmények értelmezésével nem tud mit kezdeni, azokat nyugodtan elhagyhatja a rendszeréből.

Ezekből a példákból látszik, hogy a minőségirányítás működtetéséhez feltétlenül szükséges keretfolyamatok, menedzsment folyamatok semelyik minőségirányítási rendszerből nem hagyhatók el. Viszont ha az üzleti főtevékenység jellege miatt bizonyos, az üzleti főfolyamatra vonatkozó követelmények az adott esetben nem értelmezhetők illetve nincsenek, akkor azok szabályozása nyugodtan elhagyható – másképp fogalmazva „az adott követelmények teljesítése kizárható” – a minőségirányítási rendszerből.

Leegyszerűsítve sokszor a következő alapelvet szoktam követni: Az üzleti tevékenység (főfolyamat) szabályozását folyamatszemlélettel, a valós tevékenységeknek megfelelő folyamatstruktúrában szabályozom. Úgy, ahogy azt a szakma szabályai szerint végezni kell! Ezekben a szabályozásokban megtalálhatók az ISO 9001 szabvány 7. fejezetének értelmezhető követelményei. Ha valamelyik követelmény nem található meg, akkor megvizsgálom, hogy annak a hiányzó követelménynek – értelmezve a saját üzleti folyamatra – hol és milyen haszna van, illetve kéne lennie. Ha azt megtalálom, akkor ott be tudom illeszteni a szabályozásba. Ha nem találom értelmét, akkor az azt jelenti, hogy olyan dologra kéne egy kötelező előírást gyártanom, ami egyébként nem szükséges! Akkor azt kizárom.

De nézzünk mindjárt néhány példát is ezekre a kizárásokra:

• Tanácsadó tevékenységet végző kisvállalkozás, 8 – 10 fő alkalmazottal. A tanácsadás lehet pénzügyi, adószakértői, minőségügyi vagy más. Jellemző, hogy minden kolléga alapvetően otthonról (távmunkában) a saját számítógépén dolgozik, munkaidejének egy meghatározott részét az ügyfeleknél tölti. A tanácsadás – mint szolgáltatás – minőségére sem az irodaszerek, sem a munkatársak saját tulajdonú laptopjai beszerzésének nincs meghatározó ráhatása. Miután a tanácsadási szolgáltatás során semmilyen más dolog beszerzésére nincs szükség, ezért a főfolyamat szabályozásának kialakítása során a beszerzés, beszerzett termék követelményei illetve beszállítók értékelésének követelményei nem értelmezhetők. Ezek ilyen esetben nyugodt szívvel kizárhatóak. (Ez jelen esetben a szabvány 7.4 fejezete.)
• Egy ügyvédi iroda esetében nehezen tudom elképzelni, hogy mit értelmeznék „megfigyelő- és mérőberendezésen”, és különösen nehezen tudnám a tevékenység ellenőrzését (pl. másik kollegával való átnézés) mérőberendezéshez és annak hitelesítéséhez kötni. Ilyen esetben a megfigyelő- és mérőberendezések kezelésére (hitelesítésére) vonatkozó követelmények értelmezésétől (szabvány 7.6 fejezete) el tudok tekinteni.
• A fenti fröccsöntő alvállalkozó cég példáján látszik, hogy a cég semmilyen fajta terméktervezést nem végez, így a termék tervezésére vonatkozó szabványkövetelmények (7.3 fejezet) nyugodtan kizárhatóak.

Ugyanakkor nézzünk néhány ellenpéldát is:

• Szoftverfejlesztő cég ki szerette volna zárni a terméktervezést (7.3), mondván hogy a tanúsítást ő csak a saját fejlesztésű szoftvereinek (garanciaidőn belüli) kisebb javítási folyamataira szeretné értelmezni. Miután saját fejlesztésű szoftverről volt szó, ahol a javítás adott esetben nemcsak paraméterezést, hanem a szoftver kódba való javítást, belenyúlást (tehát tervezést és kódolást) is igényelhetett, ezért itt ezt semmiképp sem tartom jogosnak. (Természetesen ilyen tevékenység esetén az értelmezési tartomány leszűkítése a saját tevékenység garanciális javításának egy részére szintén megkérdőjelezhető.)
• Szintén szoftverfejlesztő cég esetén a mérőberendezések kezelésének (7.6) kizárása nehezen fogadható el, különösen hogyha a mérés (értsd itt: tesztelés) a fejlesztéstől elkülönülten, ún. külön tesztrendszeren fut. Ebben az esetben maga a tesztrendszer a mérőberendezés, aminek a megfelelőségéről külön gondoskodni kell. Ez azt jelenti, hogy biztosítani kell azokat a tesztrendszerrel szembeni követelményeket, amelyek garantálják, hogy a tesztrendszeren hibátlanul lefutott program utána az éles üzemben is hibátlanul fog majd működni.

Általában még nem találkoztam olyan esettel, és igazából nem is tudom elképzelni, hogy a következők kizárásra kerüljenek:

• „7.1 A termék-előállítás megtervezése” – ez magának a gyártási illetve szolgáltatási folyamatnak a megtervezését jelenti, beleértve a minőségtervezéssel, minőség-követelmények tervezésével és figyelésével.
• „7.2 A vevővel kapcsolatos folyamatok” – ez a termékkel kapcsolatos követelmények vevői elvárását, meghatározását, teljesíthetőségének átvizsgálását és a vevői kapcsolattartás folyamatait foglalja magába. Minden cég, amely valamilyen tevékenységért másnak számlát állít ki, ezeket kell, hogy végezze, ezek egyike sem hagyható el.
• „7.5 A termék előállítása és a szolgáltatás nyújtása” c. fejezet néhány alfejezete semmilyen körülmények között nem zárható ki. Ide tartozik többek között:
  • „7.5.1 A termék előállítás és a szolgáltatásnyújtás szabályozása” – ami maga a szabályozott főfolyamatot tartalmazza, és ami a minőségirányítási rendszer érvényességi területét lefedi, valamint
  • „7.5.3 Azonosítás és nyomon követhetőség” – ami meg a szabályozott főfolyamat egy alapvető és el nem hagyható ismérve.

Nézzük meg végül, hogy maga az ISO 9001-es szabvány mond:

MSZ EN ISO 9001:2009, 1.2 Alkalmazás

… „Ha kizárásokat hajtanak végre, akkor ennek a nemzetközi szabványnak való megfelelőség csak akkor fogadható el, ha ezek a kizárások a 7. fejezet követelményeire korlátozódnak, és nincsenek hatással a szervezetnek arra a képességére vagy felelősségére, hogy a vevői, valamint az alkalmazható jogszabályi és egyéb szabályozó követelményeknek megfelelő terméket szolgáltasson.”

Ez két dolgot követel meg:

• Az ISO 9001-es szabványban csak az (üzleti) főfolyamatra vonatkozó általános követelmények között (ez a szabvány 7. fejezete) lehet olyan követelmény, amely az adott üzleti folyamat esetén – annak speciális jellege miatt – nincs, és így az a követelmény nem értelmezhető.
• Az adott követelmény kizárása esetén (semmilyen módon) nem léphet fel olyan probléma, hogy amiatt valamilyen törvényi, jogszabályi vagy egyéb meglévő követelmény nem teljesítésül.

Ezek a követelmények semmiben sem mondanak ellent a fenti megfontolásoknak, viszont felhívják a figyelmet arra, hogy a termék vagy szolgáltatás megfelelőségének biztosítására mindig a kapcsolódó törvényi, jogszabályi követelményeket – a kizárások során is – vegyük figyelembe!

Dr. Horváth Zsolt