Értetlenül állok a manapság divatos „pályáztatási rendszer” előtt. Hogyan lehet, hogy egy egyébként jó elképzelés – pl. a tanácsadási, különösen ISO rendszerépítési feladatkiírások esetén, – a gyakorlatban legtöbbször ennyire félresiklik? Hogyan lehet például felelősséggel irányítási rendszerek (ISO rendszerek) kiépítésére árajánlatot adni, amikor nem ismertek a feltételek és a körülmények (a feladat tartalma)? Meglepő, hogy ez a tény sokszor magát a megrendelőt / pályázat kiíróját se zavarja! Mi lehet itt a megoldás, ezen gondolkozzunk itt el!

Gyakori tapasztalat, hogy a vezetési, informatikai vagy különösen az ISO rendszerek (pl. minőségirányítási, információbiztonsági vagy egyéb irányítási rendszer) kiépítési témájú pályázatok esetén maguk a kiírások is tartalmilag hiányosak, illetve súlyos szakmai hozzá-nemértésről tanúskodnak. Ez következik sokszor abból, hogy a „kiíró” – rendszerint – nem szakember, fogalma sincs, hogy mi pl. annak az ISO rendszernek a „tartalma”, amit ki akar építtetni.

Egyébként meg fölösleges a nagyon vegyes „tartalmakat” elemezni, amikor a „nyertes” úgyis a legalacsonyabb árat kínáló (és ez gyakran a jelentkező csapatból a „kókler”, esetleg a „főnök rokona vagy barátja”). Ilyenkor a Megrendelő rendszerint – ugyan nagyon határozott fellépéssel és meggyőzően – de csak valami használhatatlan papírhalmazt kap, amivel „áttolják a baráti tanúsító auditján”.

Ha nem tudja, mit kéne kapnia, akkor annak is örül, hogy ilyen címen valamit kapott. Azzal legtöbbször ő maga sincs tisztában, hogy az ilyen olcsón kapott dokumentációt azon a kapott szinten saját maga (vagy bármely beosztottja), irányítási rendszerre vonatkozó szakismeret nélkül is egy-két napi munkával ingyen is meg tudta volna szerezni, vagy csinálni! – Ha ilyen nézőpontból nézzük, akkor pedig az a nagyon olcsó ár is hirtelen nagyon drága lesz! Másrészről, ami előnyt egy irányítási rendszer a cége működésének hatékonyságában, eredményességében jelenteni tudna, abból pedig semmit se láthat! Így lesz az olcsóságot és hatékonyságot megcélzó pályáztatási rendszerből – a rossz módszerek alkalmazása miatt – a legdrágább megoldás.

Auditori tapasztalat, hogy sok olyan cég, akik egyébként jól működnek és fontos nekik a hatékonyság, gyakran a tanúsító audit ebédszünetében panaszolják el, hogy az ilyen módon választott tanácsadókkal mennyire befürödtek, mennyire ráfizettek. Auditokon én is, kollégáim is számtalanszor futottunk bele hasonló (és gyakran elrémisztő) estekbe:

• Több cégnél mondák el, hogy a tanácsadói szerződést többszer kellett utólag módosítani, többször kellett a tanácsadó cégtől új szakértőt kérni és újra kezdeni a rendszerépítést, mert használhatatlan anyagokat kaptak, a kiküldött (olcsó, pályakezdő) tanácsadó nem tudott tanácsot adni, stb. (Az idő- és pénzveszteség tetemes!)
• Más cégeknél a tanúsító auditon jó rendszert láttunk. Azután ebéd mellett szomorúan mesélték el, hogy a tanácsadónak kifizetett pénz fölösleges és kidobott pénz volt, mert a használhatatlan anyag mellett nekik maguknak kellett megtanulni a minőségbiztosítást, és lépésről lépésre saját erőből kiépíteni a minőségbiztosítási rendszerüket.
• Szintén más cégek felmondták menetközben a tanácsadói szerződést, és újakat kötöttek, hogy kézzelfogható és hasznosítható eredményt kapjanak. Ez is természetesen időveszteségbe és jelentős költségtöbbletbe, azaz ráfizetésbe került.
• Néhány cég az auditon, az auditor kérdései nyomán döbbent rá arra, hogy ezeket a módszereket lehetne a saját működés-fejlesztésére is használni, és akkor a minőségbiztosítási tevékenységek kialakításába beleölt erőforrások nemcsak formális papírgyártást jelentenének, hanem nyereséget is produkálnának. És bánták, hogy ezt az „olcsó” tanácsadó elfelejtette nekik elmondani.
• Auditon – jellemzően például ISO/IEC 27001 szerinti információbiztonsági rendszer auditján – találkoztunk olyan esetekkel is, amikor nemhogy a cég képviselői, de még a tanácsadó sem ismerte azt a szabványt illetve követelményeit, aminek az auditja éppen folyt!

A probléma fő forrását abban látjuk, hogy a tanácsadás igénybe vételekor gyakran a Megrendelő maga sem ért ahhoz, amit kapnia kell. Mivel a tanácsadás nem kézzel fogható termék, aminek mérhető műszaki paraméterei vannak, ezért a Megrendelő nem tudja a végeredményről eldönteni, hogy az mikor jó vagy rossz! (Egy tanúsítvány megszerzése önmagában még nem mércéje a jó irányítási rendszernek.) Ilyen formán könnyen megtéveszthető, és az ajánlatok közül az egyetlen paraméter, amit konkrétan értékelni tud, az maga az „ár”! (És valljuk be, a mai szegény és spórolós világban ez egy nagyon fontos szempont!) Viszont a cserébe kapott szolgáltatás értéke számára nem ismert, nem mérhető, illetve nem tudja, hogy mit kaphatott volna még?

Más iparágakban is fennáll ez a probléma, ott azonban erre már kötelező jó gyakorlatok is vannak. Építőiparban például el sem képzelhető egy olyan beruházás, építkezés, ahol a kivitelező mellett nem állna ott végig egy a megbízó által kinevezett (és szigorúan az ő érdekeit képviselő) műszaki ellenőr!

A megoldás akkor egyszerű!

Ugyanez az elv itt is megvalósítható a tanácsadási projekt független minőségbiztosításával. Az alapelv egyszerű: Ha a Megrendelő nem szakember az adott tanácsadási projekt területén, akkor bízzon meg a projekt minőségbiztosítási feladatainak ellátására egy olyan szakértőt, aki az adott tanácsadási területen elismerten nagy tapasztalattal rendelkezik, és a projektet végző vállalkozótól garantáltan független. Ezt a tevékenységet ajánlja fel az INFOBIZ Kft. ügyfeleinek. Ilyenkor természetesen nem vesz részt a projekt (vállalkozó oldali) megvalósításában, hanem a Megbízó oldaláról a tanácsadási projekt menetét, részeredményeit illetve a keretek reális felhasználását ellenőrzi, nagy tapasztalattal és a Megbízó érdekeit szolgálva.

Ilyen feladatok végzésére minden tanácsadási projekt esetén lehet reális igény. A gyakorlat azt mutatja, hogy legnagyobb számban az ISO rendszerek (irányítási rendszerek) kiépítése tárgyú pályázatok, közülük is az ISO 9001 szerinti minőségbiztosítási (minőségirányítási) illetve ISO/IEC 27001 információbiztonsági témájú pályázatok gyakoriak. Ezekre sok esetben jellemző az itt bemutatott probléma, ahol a projekt eredményességét és hatékonyságát a projekt független minőségbiztosításának bevezetése lényegesen javíthatja.

Dr. Horváth Zsolt