Nemrégiben egy kedves olvasónk tette fel a kérdést, hogy segítsünk nekik annak értelmezésében, hogy mit is értsenek az ISO 9001-es szabvány 8.5.3 pontja szerinti „megelőző intézkedésen”? A vállalatuknál ennek értelmezésében többféle álláspont is kialakult. Miután a téma megközelítése a gyakorlatban tapasztaltak alapján sok helyen nem egységes, ezért hasznosnak éreztük a kérdést és a választ az alábbiakban bemutatni.

A megkeresés:

„Tisztelt Minőségdoktorok/ Szerkesztők!

Az alábbi kérdésem lenne:

ISO 9001 szabványban meghatározott “megelőző tevékenység” (8.5.3.), hogy alkalmazható egy bérmunkát végző cégnél (.. ahol nyilvánvalóan nincs termék tervezés, fejlesztés). Másként fogalmazva: Mit tekintünk megelőző tevékenységnek? (konkrét példával)

Cégünknél ezzel kapcsolatban eltérő vélemények vannak. Alapvetően kétféle álláspont van, amiket példákkal illusztrálnék.

Az egyik szerint megelőző tevékenység lehet:

• MIR esetén: havonta tartandó Minőségirányítási csoport értekezlete, ahol a rendszer folyamatos fejlesztési lehetőségeit vitatjuk meg (ill. esetenként ezeket a fejlesztéseket vezetjük be).
• Termék megfelelőségre vonatkozóan: minden új termék bevezetése esetén az anyavállalattól általános gyakorlati/elméleti képzést kapunk (magyarul megmutatják, hogyan kell az adott terméket gyártani). Ezen képzések során a trénerek felhívják a figyelmünket arra, hogy gyártás során mire kell fokozottan odafigyelni, hogy elkerüljünk bizonyos hibákat/nemmegfelelőségeket. Ez talán azért is érdekes lehet, mivel még egy náluk (korábbi gyártás során) keletkezett nemmegfelelőségre hoztak egy helyesbítő tevékenységet, de ez nálunk a leányvállalatnál történő képzés során már megelőző tevékenységnek számít.
• egyéb esetén: pl. az előírt tűzvédelmi, ill. munkavédelmi oktatás

Összefoglalva (és leegyszerűsítve): a megelőző tevékenység minden olyan intézkedés, amit nem egy korábbi nemmegfelelőség miatt vezettünk be (de – értelemszerűen – egy lehetséges nemmegfelelőség elkerülése érdekében hozunk)

A másik álláspont szerint megelőző tevékenység lehet pl. az SPC (statistical process control). Ekkor az adott gyártás folyamatos nyomon követésével információkat szerzünk és egy normál (megfelelő) állapottól való eltérés, tendencia esetén beavatkozunk a rendszerbe (mielőtt egy nemmegfelelőség bekövetkezne).

Véleményem szerint mindkét álláspont egyaránt a megelőző tevékenység kategóriájába tartozik.

Mi az Önök véleménye ezzel kapcsolatban?

Válaszukat előre is köszönöm.”

A válasz:

Nézzük először az általános értelmezést!

Miután a kérdés a szabvány értelmezésére vonatkozik, ezért kezdjük először magával a szabvány általi pontos megfogalmazással:

MSZ EN ISO 9001:2009

„8.5.3. Megelőző tevékenység

A szervezetnek intézkedést kell hoznia a lehetséges nemmegfelelőségek okainak kiküszöbölésére annak érdekében, hogy megelőzze az előfordulásukat. A megelőző tevékenységeknek arányban kell lenniük a lehetséges problémák hatásaival.

Dokumentált eljárást kell készíteni, amely meghatározza a követelményeket

a)     a lehetséges nemmegfelelőségek és okaik meghatározására,

b)     az nemmegfelelőségek előfordulását megelőző tevékenység szükségességének kiértékelésére,

c)     a szükséges tevékenység meghatározására és végrehajtására,

d)     az elvégzett tevékenység eredményeinek feljegyzésére (lásd a 4.2.4. szakaszt), valamint

e)     az elvégzett megelőző tevékenység eredményességének átvizsgálására.”

Ebből az első mondat utal arra, hogy mire vonatkozik ez a szabványpont, azaz a lehetséges nemmegfelelőségek okainak kiküszöbölésére hozott intézkedések, amelyek megelőzik a lehetséges nemmegfelelőségek (első) előfordulását (is).

Hogy ez alatt milyen területen mi értendő, arra meg támpontot kaphatunk az egyes kifejezések magyarázatából, értelmezéséből, ezt már a következő szabványban:

MSZ EN ISO 9000:2005

„3.6.2. nemmegfelelőség (eltérés)

Egy követelmény (3.1.2.) nem teljesülése.”

Ahol a követelmény értelmezése:

„3.1.2. követelmény

Kinyilvánított igény vagy elvárás, amely általában magától értetődő vagy kötelező.

1.   MEGJEGYZÉS: Általában magától értetődő. annyit jelent, hogy a szervezet (3.3.1.), vevői (3.3.5.) és más érdekelt felek (3.3.7.) számára szokás vagy általános gyakorlat, hogy a szóban forgó igény vagy elvárás magától értetődő.

2.   MEGJEGYZÉS: Egy meghatározott típusú követelmény megjelölésére jelző használható, pl. termékkövetelmény, minőségirányításra vonatkozó követelmény, vevői követelmény.

3.   MEGJEGYZÉS: Előírt követelmény az, amelyet kinyilvánítottak, például egy dokumentumban (3.7.2.).

4.   MEGJEGYZÉS: Követelmények különböző érdekelt felektől (3.3.7.) származhatnak.

5.   MEGJEGYZÉS: Ez a meghatározás különbözik attól, amely az ISO/IEC Direktíva, 2. rész: 2004 dokumentum 3.12.1. szakaszában szerepel:

3.12.1. követelmény

Egy dokumentum tartalmában szereplő kifejezés, amely közvetíti azokat a kritériumokat, amelyeket teljesíteni kell, ha a dokumentumnak való megfelelőségről kell nyilatkozni, és amelyektől az eltérés nincs megengedve.”

Ebből látszik, hogy nemmegfelelőség alatt – a minőségirányítási rendszer, vagy általa szabályozott területen és működésben – bármilyen (elvárt) követelmény nem teljesülését érthetjük, vonatkozhat az akár termékre (vagy résztermékre), folyamatra, erőforrásra, vagy magára a minőségirányítási rendszerre, stb. Így a szabvány szerint is a nemmegfelelőség értelmezése nagyon tág.

Megelőző intézkedésalatt mindig az olyan nemmegfelelőségre vonatkozó intézkedést értjük, ahol a nemmegfelelőség, azaz a követelmény nem teljesülése még nem következett be, és mi az ok megszüntetésével a követelmény nem teljesülése bekövetkezésének elébe tudunk menni, ezt előre meg tudjuk akadályozni.

Szerencsére ez az értelmezés is még nagyon tág, bár itt már vannak bizonyos – értelemszerű – szűkítések. Ugyanis ha valami meglévő követelmény már nem teljesült (tehát a nemmegfelelőség már legalább egyszer bekövetkezett), akkor az ok megszüntetésével is már csak „helyesbítő intézkedésről” (ISO 9001, 8.5.2) beszélhetünk.

Tehát mik lehetnek példák megelőző intézkedésre?

• Meglévő követelmények (- amelyek eddig teljesültek -) jövőbeli teljesülésének fenyegetettsége;
• Új, tervezett követelmények lehetséges nem-teljesülése.

Mik lehetnek ezek, és honnan szerezhet a cég ezekről tudomást?

• Az első esetben meglévő követelmények jövőbeli teljesülésének fenyegetettségéről beszélünk.
  • (Véletlen) észrevétel pl. egy szúrópróbaszerű vagy módszeresen végigvitt bejáráson, auditon, felülvizsgálaton vagy bármely más esetben; (pl. a felülvizsgáló észreveszi, hogy valaminek az állapota vagy helyzete olyan, hogy balesethez, hibához vezethet. Példák: nagyon elvékonyodott, de még működő ékszíj, nagy szerszámgépek rögzítő csavarjai részben hiányoznak, nagyobb lyuk az út közepén, üzemi csarnokban lévő PC-n ujjnyi vastag porréteg vagy PC becsúsztatva közvetlen a radiátor mellé, stb.) – Az észrevett hibák elhárítása, amelyek ugyan még nem okoztak eltérést (nemmegfelelőséget), de vélhetően fognak. Ezek a példák többnyire a karbantartás területére esnek, de lehet más is. (Egyébként a karbantartási munkák, mind az eseti javítások, mind a TMK tipikusan részben helyesbítő, részben megelőző tevékenységek.)
  • Termelési, üzemi eredmények statisztikáiból, trendek elemzéseiből, vevői vagy munkatársi elégedettségi információk elemzéséből kaphatunk számos olyan információt, amely utal arra, hogy hol melyik szabályt, működést, eredményt, folyamatot, terméket, stb. mi veszélyezteti.
  • Az összes biztonsági képzés is ide tartozik. Azért, mert nemcsak már bekövetkezett balesetek ellen véd, hanem céljuk a még be nem következett baleseti lehetőségek, veszélyhelyzetek elkerülése, megelőzése! Ez jelentheti nem csak a munka- és tűzvédelmi képzéseket, de a belső rendészeti utasítások betartását, a környezetvédelmi, az adatvédelmi (és ahol van, az információbiztonsági) szabályok és szabályzatok rendszeres képzését és betartatását is.
  • stb.
• A második esetben új követelményekről van szó. Itt ezekre vonatkozó lehetséges okokat nem elsősorban a jelenlegi hibák kijavításából lehet nyerni, hanem pl.
  • Stratégiai, fejlesztési vagy egyéb célok meghatározásakor az azok megvalósítását, azok fenyegetettségeinek elhárítását segítő intézkedések, programok mind ide sorolhatók.
  • Ha a meglévő folyamatok működése során bárhol azt látjuk, hogy valami – ugyan jól van, ahogy van, de – kis módosítással vagy változtatással még jobb, hatékonyabb lehetne, akkor az is megelőző intézkedésnek sorolható, hiszen a folyamatos fejlesztési, javítási célok, hatékonysági vagy egyéb minőségmutatók jobb értékét támogatják, mert azok nélkül az a jobb érték nem lenne lehetséges. (Erre az üzemeken belül is a mindennapokban számos apró példa található. Ha csinálnak az üzemben egy „ötletládát”, akkor százával jöhetnek be az ötletek, és biztos lesz közte számos komolyan használható is, amely ily módon megelőző intézkedés kategóriába sorolható.)
  • Szintén statisztikai elemzések, trendelemzések is kimutathatják – akár egyes berendezések, folyamatok, technológiák, vagy akár üzemrészek vagy egész szervezet vonatkozásában – az eddigi trendeket, az erősebb és a fejlesztendő területeket és pontokat, és fejlesztési irányokat is. Hogyha ezek nem meglévő követelmények hiányát jelentette, akkor mint lehetőség, további fejlesztési lehetőségként marad fenn. Utána az már új céllá válik, és ami azt támogatja, az annak meghiúsulását megelőzendő besorolható akár megelőző intézkedés kategóriába is.
  • stb.

Személyesen véleményem egyébként: Nem szeretek túl nagy súlyt fektetni arra, hogy az adott intézkedést melyik „kasztniba” soroljam, és melyik szabványpont vonatkozik rá. Ugyanis a problémák lehetséges okait mind meg kell szüntetni, akár bekövetkezett már, akár még nem! Ahol van lehetőség jobbításra, fejlesztésre, ott azt hajtsuk végre – ez nekem mind egyformán fontos! A lényegen nem hiszem, hogy túl sokat változtatna, hogy egy fejlesztési intézkedésnél kimutatom azt is, hogy azt az ISO szerint éppen megelőző vagy helyesbítő intézkedésnek sorolhatom-e be, vagy épp egyikbe sem. Ezek néha nekem kicsit erőltetettnek tűnnek. Az ISO 9001 szabványból is az egésznek az összevont szellemiségét tartom nagyon jónak, és nem azokat az auditori vitákat, amikor valami fontosságán egyetértenek ugyan, de a szabványpont szerinti besorolásán nem.

Végül az Önök konkrét esetére, példájára visszatérve:

Az általános véleményével és hozzáállásával én is egyetértek. Alapvetően a fenti példák teljes nyugalommal besorolhatóak a megelőző intézkedések közé. Az egyik esetben volna egy kis észrevételem, de majd eljutunk mindjárt oda is.

• MIR folyamatos fejlesztési intézkedései: teljes joggal besorolhatóak ide, ehhez fenn példát is mutattam.
• Termék esetén anyavállalattól átvett tapasztalatok hasznosítása: tulajdonképpen teljes joggal besorolhatók ide, bár nekem „kicsit jobb érzésem lett volna”, hogyha már működés közbeni fázisról beszélünk, és nem a betanulásról. Egyébiránt az új betanulását az új termékbevezetés egyszeri folyamatának részéhez sorolnám, ami még nem igazán termékre vonatkoztatott megelőző intézkedés. Tágabb értelemben persze minden tanulás, képzés helyesbítő és/vagy megelőző intézkedés, hiszen célja, hogy a megszerzett tudással hibákat, nemmegfelelőségeket kerüljünk el. Szóval a válaszom „igen” … de azért ehhez az értelmezési kört bővíteni kellett egy kicsit.
• A tűzvédelmi, munkavédelmi oktatások: egyértelműen ide tartoznak.
• Az SPC bevezetéselehet szintén megelőző tevékenység, bár szerintem nem egészen úgy, ahogy az Önnél le lett írva:
  • Ha úgy tekintek az SPC-re, hogy egy folyamatos futószalag mentén folyamatos mérés alapján kidobja a beállított tűréshatáron kívüli egyedi résztermékeket, hogy ne legyen a végtermék hibás, akkor ő azzal azoknak a kidobott már hibás résztermékeknek a további felhasználását akadályozta meg. Azok a résztermékek már nem feleltek meg a követelményeknek (nemmegfelelőség már fennáll!!!), csak azokat különítette el a termelésből. (Szabvány szerint tipikus 8.3). – Ezt ilyen értelemben NEM tekintem megelőző intézkedésnek.
  • Ha úgy tekintek az SPC-re, hogy ezt az ellenőrzést azelőtt dolgozók kézzel végezték, sokkal lassabban és nagyobb hibával, akkor annak a kiváltása SPC alapon működő automatizált berendezéssel növelte a vállalati hatékonyságot és csökkentette a kimenő hibákat, netalán fölöslegessé tette a végtermék minden darabos ellenőrzését. Akkor ilyen értelemben az SPC bevezetése fejlesztési intézkedésnek, és mint ilyen – áttételesen – megelőző intézkedésnek is lehet tekinteni.

Üdvözlettel,

Dr. Horváth Zsolt