Hiszen én vagyok a vevő, mindenki az én kegyeimet lesi. Igaz?

Mit teszel, ha új nyersanyag-beszállítót kell keresned? Vagy ha hirtelen megkapod azt a nagy, hosszú távú megrendelést, amely kihúzza cégedet a mélypontról, de az alkatrészek legyártásához alvállalkozókat kell bevonnod?

Mondhatnék ezer más példát is! Lényeg, hogy új hosszú távú beszállítóra van szükséged olyan termék (vagy szolgáltatás) beszállítására, amelytől céged nagy üzleti lehetősége és jövője függ.

Nem mindegy tehát, hogy ki lesz a beszállítód, mennyire megbízható! Sokszor legalább annyira fontos, mint alkalmazottaid megbízhatósága. Csakhogy míg alkalmazottaidat nap mint nap ellenőrzésed alatt tudod tartani, addig a beszállítódtól csak a megkötött szerződés értelmében várhatod el a megfelelő szállítást. Tehát – itt jól kell tudni választani!

Mi akkor az az eljárás, ami garantálja, hogy jól válassz?

Először is mérd fel a piacot, hogy kik a szóba jöhető beszállítók az adott terméket vagy szolgáltatást illetően! Érdeklődj, és gyűjts referenciákat! Ez alapján már szűkítheted a kört.

Utána a megmaradt potenciális beszállítóktól kérjél ajánlatot! A kapott ajánlatok összevetése tovább szűkítheti a kört. Ehhez persze kellenek azok a szempontok, ami alapján lehet értékelni az ajánlatokat. Hosszú távú együttműködés esetén sok minden fontos, nemcsak az ár. Fontos lehet még például:

• a megrendeléskor a lekérésekhez való rugalmas alkalmazkodás,
• a szállítási gyorsaság,
• a termék műszaki paraméterei,
• a termék azon a fizikai jellemzői, amelyek számodra meghatározóak, és azok ellenőrzésének módja,
• a hibák javításának módja, stb.

Ráadásul sokszor az ajánlatok nem is térnek ki minden számodra fontos részletre külön-külön! Érdemes ezért már az ajánlatkérésben megadni, hogy milyen részletekre is térjen ki az ajánlat. Ilyenkor elvárható, hogy az az ajánlattevő, aki tényleg versenyben akar maradni, eleget téve kívánalmaidnak ezeket a feltételeket mind megadja az ajánlatában.

Az ajánlatok értékelése után általában már leszűkül a kör néhány, kisszámú alvállalkozóra, esetenként egyre. A kisszámú alvállalkozóknál tovább szűkítheted a kört, ha megnézed, hogy melyik hogyan dolgozik, melyiknek stabilabbak, szabályozottabbak a folyamatai, a működése. Ezt minden lehetséges beszállítónál egy ún. „beszállítói audit” keretében nézheted meg. A beszállítói auditon első sorban azokra a folyamatokra érdemes koncentrálni, amelyek a neked szállított termék minőségét befolyásolják. A beszállítói auditnak is van néhány kritikus pontja ezeket részletesebben a sorozat következő része mutatja be. De itt sem javaslom, hogy egyből boldogan azzal az eggyel, azonnal hosszú távú szerződést köss!

„Lakva ismerszik meg az ember!”

.Ez igaz a munkában is. Részben ez indokolja a munkatársak felvételekor is a próbaidő intézményét.

Hasonló módszert szoktak alkalmazni a hosszú távú beszállítók esetében is. Először bekérhetők ún. próbaszállítások (minta beszállítása). Ez azt jelenti, hogy a lehetséges beszállító legyártja (vagy beszerzi) a kért termékedet nagyon kis példányszámban, és ezekből ún. mintát szállít. Ez alapján a minta alapján már leellenőrizheted, hogy annak jellemző, műszaki paraméterei, minősége mennyire felel meg neked.

Ha még ilyenkor is óvatos akarsz lenni, akkor először adj neki egy kisebb volumenű megrendelést, és annak akadálytalan és minden kívánalomnak megfelelő leszállítása után lehet megkötni a hosszú távú keretszerződést.

A keretszerződésben le kell rögzíteni minden fontos műszaki, jogi, garanciális, pénzügyi és egyéb szempontot, aminek alapján tudtok hosszú távon folyamatosan együttműködni.

Természetesen nem szükséges minden esetben az összes itt felsorolt lépést végigjárni. Ezek lehetőségek, és hogy ezek közül egy adott esetben melyikkel élsz, azt a beszállítás súlya, és az adott konkrét szituáció együttesen határozzák meg.

Attól ne félj, hogy a lehetséges beszállító mindentől majd mereven elzárkózik, hiszen ha az üzlet létrejön, akkor az neki is hasonlóan nagy jelentőségű megrendelés, mint számodra az az üzlet, amihez az ő beszállítását felhasználod. Tehát várhatod, hogy ő is törekedni fog arra, hogy őt válaszd. Amelyik beszállító mereven elzárkózik minden fajta minősítéstől, vizsgálattól, kipróbálástól, az akkor nem is törekszik arra, hogy a Te beszállítód lehessen! Nehéz lenne nála előnyös szerződési feltételeket elérni.

A beszállításról szóló cikksorozatunk következő részében a beszállítói auditot mutatjuk be, néhány hasznos tanáccsal kiegészítve.

Dr. Horváth Zsolt