A bevételt akarod növelni? Koncentrálj előbb a kiadásokra!

A beszerzés, mint kiindulópont.

A vállalati tevékenységek és folyamatok szabályozása során a „beszerzés” a minőségbiztosítás egyik mostohagyereke, aki természetes, hogy van, de akinek a szabályozására, működésére nem kell külön gondot fordítani! Ez még gyakran akkor is igaz, ha a vállalat az ISO 9001 szerint szabályozott minőségbiztosítási rendszert működtet!

Hiszen ami kell, azt úgyis megvesszük, minek arról még külön beszélni is? Ahol ez a mondat elhangozhat, ott a tulajdonos sokszor nincs is tudatában, mennyit veszíthet a szabályozatlan keretek között működő beszerzésen! Régi „dakota” bölcselet: a profit növelésének legegyszerűbb módja, ha kézben tartod a kiadásaidat!

Gondolj csak egyszerűen a saját háztartásodra! Neked sem mindegy, hogy mit honnan, és mennyiért veszel! Ráadásul nemcsak az számít, hogy egy tárgyat a legolcsóbban vegyél meg, hanem fontos még a használhatósága, kényelmi szempontjai, tartóssága, stb. Fontos az adott garanciaidő, és annak érvényesítési lehetősége is. Hiába volt a cipő a legolcsóbb, hogyha folyamatosan töri a lábadat, vagy már a második nap leválik a talpa. Sorolhatnám még a példákat... Az alapelveket sokszor – szabályozás nélkül is – a legtöbb háziasszony betartja, pedig nem ISO 9001 szerint működik!

Miért lenne akkor ugyanez másképp a vállalati életben? Sőt, ott ezek a szempontok fokozottan fontosak, mert sokkal nagyobb tételekről és pénzekről van szó. Ráadásul a rengeteg beszerzési tétel között a meglehetősen költséges beszerzési hibák is hosszan rejtve maradhatnak!

Gondolj csak bele: a vásárolt alapanyagok, nyersanyagok előbb vagy utóbb mind beépülnek a termékbe (vagy szolgáltatásba), és azok minden hibája a Te terméked minőségét rontják. Végül a Te terméked hibájaként jelennek meg!

A beszerzett szerszámok, eszközök folyamatosan, sokkal nagyobb terhelésnek és igénybevételnek vannak kitéve, mint bármilyen hasonló jellegű „házi” beruházás esetén. Sokkal kritikusabb azok minősége, terhelhetősége, élettartama. Köztudott, hogy hosszú távon minőségi munkát csak jó szerszámmal lehet végezni.

Beszerzések – valamilyen formában – szinte mindegyik vállalkozás és cég életében folyamatosan vannak. Termelő és szolgáltató cégeknél egyaránt széles a beszerzendő termékek és szolgáltatások palettája. A teljesség igénye nélkül csak néhányat emelnék ki a legfontosabbakból: az alapanyagok, segédanyagok, alkatrészek, szerszámok és eszközök, mérőműszerek, az irodai tevékenységgel és infrastruktúrával kapcsolatos eszközök és anyagok, a felhasznált külső szolgáltatások, az alvállalkozók teljesítései, és így tovább.

Könnyen belátható, hogy ezek folyamatos és megbízható minősége a termelésed vagy szolgáltatásod eredményét milyen jelentős mértékben befolyásolják!

Mit gondolsz miért került be a beszerzés területe az ISO 9001-es szabvány követelményei közé?

ISO 9001 miatt, vagy ISO 9001 nélkül: mindenképp rendkívül fontos, hogy a beszerzések szabályozottan működve, mindig kielégítsék a felhasználási igényeket. A beszerzéseknek mindig optimálisan kell működniük, és közben tudatosan odafigyelve arra, az esetlegesen elkövetett hibákból tanuljon is a vállalat! Ha mindennek meg akarsz felelni, akkor a beszerzés működését folyamatszemlélettel érdemes megszervezni, és betartani a vonatkozó minőségbiztosítási követelményeket.

Ebből az is látszik, hogy a vállalatod többi részének jó működése nagymértékben függ a beszerzési folyamatod jó működésétől. Persze, hiszen a beszerzés egy szolgáltatási folyamat, aminek ügyfelei a vállalkozás többi része, többi munkatársa. Ezt a minőségügyi (minőségbiztosítási) szakmában „belső szolgáltatásnak”, és a folyamat ügyfeleit „belső ügyfeleknek” nevezik. Ilyen módon ugyanolyan szigorúan meghatározhatóak erre a folyamatra is az ügyfél-követelmények, és az azokat kielégítő folyamat folyamatszabályozása, mint egy közvetlen termelő vagy szolgáltató folyamat esetén, amely közvetlenül a vállalat külső ügyfeleit szolgálja ki. Ebből a megközelítésből az is látszik, hogy a vállalat munkatársainak a beszerzéssel szemben nemcsak az olcsó beszerzés az elvárásuk, hanem például a beszerzés tárgyának a felhasználhatósága, vagy a beszerzés gyorsasága.

De mire is érdemes odafigyelni a beszerzési folyamat kialakítása során?

Erre, mint az összes többi folyamat kialakítására NINCS általános, mindenkire egyformán érvényes recept. (Bár több, minőségbiztosítással és ISO 9001 felkészítéssel foglalkozó tanácsadó is árul „kész” megoldásokat…) Vannak viszont általános irányelvek, szempontok, más cégeknél látott és megtapasztalt „best practice”-k, amelyeket a józan ész figyelembe vételével kell mindenkinek a saját vállalatára és működési körülményeire testre szabnia.

Tanácsadóként sem könnyű a beszerzés témakörével foglalkozni:

Az ügyfeleink gyakran gondolják, hogy ez egy magától értetődő terület, ahol pusztán a józan ész elég támpontot ad!
Gyakori, hogy bár a tulajdonos úgy hiszi, hogy minden eszköze megvan a beszerzés napi gyakorlatának a felügyeletére, a tények sokszor mást mutatnak: A beosztottak jobban tudják, hogy hol vannak folyamatnak, és ne féljünk kimondani: az ellenőrzésnek a gyenge pontjai!
Kényes területről van szó, így a vállalkozáson belül és kívül kiépült érdekeltségek ellene hatnak a folyamatok valódi megújításának. Ezért a (minőségbiztosítás) szakmai érdekei, és a tulajdonosok szempontjai nem mindig érvényesülhetnek.

A nehézségek ellenére jövedelmező a beszerzés területével foglalkozni! A 9 részes, ingyenes cikksorozatunkban konkrét példákat, irányelveket és gyakorlati tanácsokat adunk, bemutatva a leggyakoribb problémákat is! A cikksorozat minden egyes részében egy önálló témát dolgozunk fel, elegendő támpontot adva az önvizsgálathoz, és a továbblépéshez! Mivel foglalkoznak az egyes cikkek?