Még egy kétfős vállalkozásnál is előfordul, hogy – szégyen, nem szégyen - nem jól, vagy egyáltalán nem emlékeznek a kollégák bizonyos dolgokra. Így számon kérni sem túl etikus.

Van, amit megold a Cavinton, van, amit pedig a jó folyamatszervezés!

Egy vállalkozás esetében milyen szintű feladatokat kell követni és egyáltalán hogyan? – merül fel a kérdés.

Kezdjük az elején!

„A kollégámmal együtt vezetünk egy céget, nekünk kell-e ilyesmivel foglalkozni?”

Nincsen alsó cégméret határa annak, hogy ellenőrzés alá vond a teendőket. Ezzel nem csak a feladataidat szervezheted jól, de azok elvégzésének hatékonysága is javul.

„Mit jelent az, hogy jól?”

Alapvetően azt, hogy a feladatok

• átláthatóan,
• személyekre lebontottan,
• rögzítve, és
• követve legyenek.

A feladatokat jól bontsd le, megfelelő méretű feladat-csomagokra, ugyanis csak a jól meghatározott feladatokat lehet jól számon kérni. Így Te is jobban átlátod a teendőket, be tudsz avatkozni szükség esetén. Na de ennyire ne szaladjunk előre…

„Mit jelent az, hogy átláthatóan?”

Az már fél siker a jó feladatkövetés felé vezető úton, ha a mindennapi teendőkről nyilatkozni tudsz. Meg tudod mondani, kinek a feladata, illetve felelőssége egy adott munka, és a legfontosabb: hol is tart vele?

„Elég is lesz, ha én tudom, ki mit csinál!”

Rosszul gondolod. Nem csak Neked kell jól értesültnek lenned, hanem mindenki másnak az őrá tartozó mértékig, aki a munkában érintett. Mindenkinek tudnia kell, mi a feladata, mit kell elvégeznie, ugyanakkor tudnia kell, kik számítanak az ő munkájára, kiknek a feladata függ attól, ő mikor lesz kész a saját teendőivel. Vagyis papíron is és fizikailag is együtt kell dolgoznotok.

„Milyen feladatokat kell, illetve szükséges rögzíteni? És milyen mélységig?”

Onnan célszerű megközelíteni, mikor, miből keletkezhetnek valakinek feladatai?

Általánosságban elmondható, hogy:

• szerződésben foglaltak alapján,
• megbeszéléseken leosztott munkák szerint,
• ügyfél kérése alapján,
• saját munkaszervezésből fakadóan.

Ezek alapján tehát nagyon eltérő lehet a feladat keletkezésének formája, ami megnehezíti azok időbeli és helybeli rögzíthetőségét és visszakövethetőségét.

Mire is gondolok?

Biztosan előfordult már Veled is, hogy autóban ülsz, és csörög a telefonod. Az ügyfeled kér valamilyen apró, de fontos módosítást, de Te éppen nem tudod felírni. Gizikéd (titkárnőd) pedig nincsen, aki az irodában felvehetné a telefont. Meddig fogod / tudod észben tartani?

Aztán egy másik ismerős helyzet:

Egy megbeszélésen a kollégák jobb esetben kis füzetekbe, rosszabb esetben sajt cetlikre írogatnak, vagy pedig egyáltalán nem írnak fel semmit. Holott a megbeszéléseken általában munkát osztunk ki egymásnak. Mi a garancia arra, hogy mindenki ugyanúgy emlékszik majd a megbeszéléseken elhangzottakra? És mi van azzal, aki épp nem tudott részt venni a megbeszélésen, és csak a kollegák hiányos (és néha torz) információiból tud meg bizonyos részeket. Hidd el, hogy ez rengeteg félreértésnek, majd problémának a forrása!

„Van-e megoldás ezekre a problémákra?”

A válasz: igen!

Függetlenül attól, mekkora a vállalkozásod, milyen mennyiségű feladatról beszélünk, hány munkatárs érintett ezekben a feladatokban, és hogy milyen módon követed őket, a legfontosabb az, hogy legyen egy központi hely, ahová az összes feladatot rögzítitek.

Az, hogy mi ez a hely, és hogyan kell ezt működtetni, hamarosan kiderül. Nézzük meg ezt néhány gyakorlati példa kapcsán:

1. Néhány fős kisvállalkozás, heti szintű tervezhető munkamennyiséggel

Egy néhány fős fakereskedelmi boltban voltam, amikor fültanúja voltam az alábbinak:

„Mikorra kell kiszállítanom az árut?”

„Lajoskám, holnap reggel 8-ra kéne ott lenni vele, de nem maga viszi ki, hanem az István.”

„Főnök Úr, tegnap még azt mondta, én vigyem ki ma reggel.”

„Milyen nap van ma?”

„Szerda, nyolcadika.”

„Nyolcadika nem csütörtök? A csudába, ma kellett volna…”

„És melyikünknek?”

„…???... ”

Milyen lehetőségek kínálkoznak a feladatok nyomon követésére egy ilyen esetben? Íme néhány lehetőség, van belőle bőven:

„Papír alapú” / fizikai nyomon követés:

• tábla
  • Mi ez? Hagyományos krétás, vagy egyre inkább elterjedt a filccel írható, mágnes tábla, az ún. „whiteboard”.
  • Előnye: könnyen hozzáférhető, szem előtt van, ha pl. a közlekedőben, folyosóra helyezzük ki, nem kell keresgélni, könnyen kezelhető, nem szükséges kinevezett személy a tábla kitöltéséhez, mindenki meg tudja tenni saját maga, könnyen megjeleníthető a napi és személyenkénti feladat lebontás, mágnes tábla esetén külön funkció a mágnesesség.
  • Hátránya: könnyen kezelhető (bárki átírhatja), nem tudod magaddal vinni, több, összetettebb és kapcsolódó feladatok esetén áttekinthetetlen, ami az előnye, hátránya is: az ügyfél (meg)láthatja.
• papír (A1-es méret például)
  • Előnye: nagyjából egyezik a táblával felsoroltaknál, plusz előny még a hordozhatóság, bár a kiterítése és archiválása általában gondot szokott okozni.
  • Hátránya: csak áthúzni lehet rajta a szöveget, törölni nem, így a módosítások kezelése nehezebb, közelről nézve – hacsak nem fellógatja az ember – áttekinthetetlen. Tipp: Hordozhatóság, kezelhetőség megkönnyítésére: tábla, vagy nagyméretű papír esetében szokták alkalmazni azt a trükköt, hogy lefényképezik, és számítógépre a képet letöltik.
• post-it „varázsa”
  • Mi ez? A sárga cetliről már biztosan beugrik. Népszerű, mert félszavakból is tudja az ember, mit is kell csinálnia.
  • Előnye: saját feladatütemezésre, de inkább emlékeztetőként hasznos, kéznél van.
  • Hátránya: amit ráírunk, és kihelyezzük, az a többiek számára is olvasható, vagyis nyílt titok. Leesik, lefűzhetetlen, dátumot nem írunk rá, így a keletkezése is homályba vész…
• riportok
• Mi ez? Általában számítógépes nyilvántartás(ok) nyomtatott jelentései a riportok. Időszakonként, összegzéshez szokás ilyesmit nyomtatni. Ekkor kézzel fogható listát kapunk.
• Előnyei: Általában dátumosak, tehát konkrét időponthoz / időszakhoz köthetőek, ellenőrzéshez is megfelelőek.
• Hátránya: Csak egy kimutatás, visszacsatolásra közvetetten alkalmas (ha a megbeszélés után a számítógépes nyilvántartásban is módosítjuk, amit a papíron már megtettünk)

Számítógépes „nyilvántartás” kisvállalkozások esetében

Ne lőjünk ágyúval verébre, de mégis van megoldás kisvállalkozások számára a teendők követésére!

Manapság már szinte mindegyik, számítógéppel rendelkező vállalkozás Internetet is használ, legfőképpen levelezésének bonyolítására.

Ha például e-mail kliens-t használ a levelezéshez, vagyis levelező rendszereket (mint pl. a Microsoft Outlook, Outlook Express, stb.), akkor azoknak általában adott plusz funkciója az ún. task-ok (vagyis feladatok) követése. Itt nem csak magunknak, de másoknak is küldhetünk feladatokat, emlékeztetőket.

A Google – Gmail (gmail.com) csapat is kínál feladatkövetést – és ehhez azonban külön program sem kell. Elegendő egy gmail-es e-mail cím, és elérhetővé válik a Google Calendar (google.com/calendar), ahol nem csak magunknak oszthatunk feladatokat, de másoknak is küldhetünk meghívókat, értesítőket.

2. Középvállalkozás, ahol többek munkája függ egymástól

• „Todo listák” (a „tennivalók listájának”) világa (Microsoft Excel, Access, stb.)

Ahol van számítógép, ott bizonyára az irodai programcsomagok is megtalálhatóak rajta. Ha pedig ezek rendelkezésre állnak, már csak egy kicsit „értő” kézre van szükség, és előállhat a kitűnő feladatkövető eszköz, az adatbázis!

A legegyszerűbbek a táblázatok, ahol az egyes cellákba feltöltött adatokkal, számokkal, nevekkel variálhatunk, függvényeket írhatunk, képletekkel számíttathatunk ki további értékeket. Legördülő listákkal tarkított, csoportba foglalt feladatokat rögtön társíthatjuk nevekhez is, majd szűrhetünk közöttük. További lehetőség, hogy grafikonokkal jeleníthetjük meg a számszerű adatokat, kiváló vizuális elemek állnak rendelkezésre.

Íme egy példa:

Kicsit bonyolultabbak a különböző táblákban elhelyezett adatok között létesített kapcsolatokon alapuló adatbázis kezelő rendszerek (Access, dBase, stb.)

Azért kedveltek, mert segítségükkel elegendő egy adatmódosulást egyszer rögzíteni, az összes további helyen, ahol előfordul, pedig módosulni fog.

Ez a táblázatkezelős megoldásoknál nem, vagy csak részben igaz.

(Belső) portál-oldal kicsiknek és nagyoknak

Ha van a vállalkozásnak Internet oldala, szokás egy belső felületet, egy belső Internetes oldalt is létrehozni, ahol nem a nagyközönségnek szánt információkat, hanem a kollégák munkájához és tájékoztatásához szükséges tartalmak jeleníthetőek meg.

Kedvelt megoldás lehet ez, hiszen az információs faliújság szerepe mellett a feladatkövetésekre is felhasználható.

Hogyan?

Valamilyen táblázat, vagy adatbázis képezi alapját, alapvetően a fent említett példatáblázathoz hasonlóan, egy olyan plusz megjelenítési formában, amit a belső portál oldalak szerkesztő felülete tesz lehetővé.

Ha olyan információd van, amit szeretnél, hogy minden kolléga el tudjon érni, és olyan helyre szeretnéd tenni, ahol biztosan megtalálják, mindezt bizonyos beállított hozzáférhetőséggel, akkor a belső portál oldal megfelelő lehetőségként kínálkozik.

Hátrányok, lehetséges problémák:

A rákfenéje a portál oldalnak is tulajdonképpen az, (mint minden nyilvántartásnak), hogy ez tulajdonképpen egy keret, keretrendszer. Csak akkor működhet jól, és akkor lehet bármire is használni, ha folyamatosan töltik tartalommal, és nem kelti annak az érzetét, hogy a rajta lévő információ nem aktuális, nem hiteles.

És ha már ez a hiteles információforrás, akkor valóban mindenki így használja.

Hogy értsd: kiteszed a belső portál oldalra például, hogy vevői látogatás lesz 2008. október 30-án a térkép részlegnél. A térképesek erre készülnek, közben pedig kapsz egy telefont a vevőtől, hogy inkább 29-én jönnének. Elfelejted módosítani a dátumot a portálon, mert már hazafelé indulsz, így amikor megérkezik a vevő 29-én, a térképesek készületlenül, értetlenül és teli munkával állnak a helyzet előtt…

Az is gond lehet, hogy egyszer, valamilyen rossz követelmény-lista alapján hozta létre egy ehhez értő kolléga, aki már nincs is a cégnél. A számítógéphez is kevesen értenek nálad, de ehhez a programhoz, ahol be kell állítani a portál oldal felületét, pedig senki sem ért.

Aztán nincs felelőse, nem tartják karban, és a kollégák közül senki sem használja, mivel az nem aktuális.

• Feladat követő szoftverek

Nagyobb vállalkozások projektkövetéshez már külön, erre a célra dedikált számítógépes szoftvert alkalmaznak (pl. Microsoft Project). Ezek alkalmasak a bonyolultabb, egymáshoz kapcsolódó feladatok nyilvántartására.

Ezekből könnyen nyerhetünk ki riportokat, grafikonokat, terheltségi adatokat, kezelhetjük az erőforrások külön naptárait, stb.

Összefoglalva a főbb gondolatokat:

1. A céged működésében, a mindennapi munka során – akár folyamatos tevékenység, akár projektszerű – mindenképpen a kollegáknak naponta rengeteg teendőjük, kapott feladataik vannak. Ezeket mind csak fejben tartani, hogy számon tartható legyen mindegyik feladat és tevékenység, és hogy egy fontos dolog se „felejtődhessen el”, szinte lehetetlen.
2. Emiatt van szükség arra, hogy minden feladatot valahová egységesen le kell jegyezni, és ott nyomon követni (pl. elvégzéskor kipipálni vagy kihúzni, avagy állapotát felülírva folyamatosan feljegyezni).
3. A kiosztott feladatok feljegyzéséhez és nyomon követéséhez különböző eszközök (tábla, papír, elektronikus faliújság, stb.) lehetségesek, olyant kell választanod, amelyiket a legjobban tudod kezelni embereiddel együtt. (Fontos, hogy alkalmazkodjon céged méretéhez, a tevékenységek jellegéhez, munkastílusához, munkakultúrájához, …)
4. Akármilyen nyilvántartást is vezetsz be, mindegyiket karban kell tartani, anélkül nem ér semmit. Az már megállapodás kérdése, ki legyen a szerencsés nyertese eme feladatnak.

Harrer Ágnes