Egy főállású informatikus napi foglalkoztatása nem olcsó mulatság! Ráadásul, ha csak egy ilyen embered van, akkor ki helyettesíti, ha baj van? Nagyon sok kis- és középvállalkozás éli meg nap mint nap azt a problémát, hogy működése hatékonyabbá tételéhez fejleszti informatikai rendszerét, de nem tud egy informatikust állandóan foglalkoztatni annak működtetésére.

Ahhoz pedig, hogy informatikai rendszered megbízhatóan üzemeljen, szükséged van informatikai szakmai tudásra!
De mint minden éremnek, ennek is két oldala van! Hiszen nem mindenki informatikus, nem mindenki szakember a számítógépek, számítógépes hálózatok és rendszerek kialakításában és üzemeltetésében. Murphy óta tudjuk, „ami elromolhat, az el is romlik”. És ha az informatikai rendszer ilyen mértékben támogatja a vállalati működést, akkor az sajnos gyakran azt is jelenti, hogy a vállalati működés ki van szolgáltatva az informatikai rendszer jó működésének!
Ismerős ugye: nem elég hogy valami nem működik, de még hozzányúlni is alig mersz, nehogy nagyobb gondot okozz! Sokszor még a legegyszerűbb problémák is komolyan megakaszthatják a munkát, mint például:

• amikor a vírusirtó riaszt, hogy vírus került a rendszerbe
• egy új kollega jött, és neki kell beállítani a jogosultságait, akkor mit és hol kell tenni, hogy az jól legyen megcsinálva,
• mit kell tenni, hogy fel legyél készülve egy bármikor fellépő hardver-meghibásodásra, adatvesztés veszélye nélkül?

És ezek a példák hol vannak a valódi informatikai problémáktól!

Kisvállalkozás lévén egy önálló informatikus megfizetése sokszor túl drága, azt nem tudja a vállalkozás kigazdálkodni. Ilyenkor nincs más hátra, mint külső segítség igénybe vétele!

Nagyon sok cég felismerte, hogy az informatikai rendszere üzemeltetését és karbantartását szakember kezébe kell adnia, különben a saját üzleti működésének biztonságát kockáztatja. Ilyenkor külső informatikust bíz meg a rendszergazdai feladatok ellátásával. Ez egy speciális esete külső szolgáltatások igénybe vételének.
Nagyon sok hazai kisvállalkozásnak ismerős ez a helyzet, és gyakran nagyon hasonlóak a megoldandó feladataik is. Érdemes tehát tanulni egymástól!

Személyes tapasztalatom, hogy a külső informatikai szolgáltatót használó vállalkozásoknál rendkívül gyakran előfordulnak ugyanazok a problémák. Ilyenek lehetnek például:

• az informatikai működés fellépő hibái kijavításának elhúzódása, az állandóan visszatérő problémák,
• az időlegesen lefagyó hálózatok, a lefagyó levelezések,
• a mentésből történő visszaállítások lassúsága (csak napok múltán lehet a fontos adatokhoz hozzáférni),
• az éppen szükséges információk végleges elvesztése,
• külső hozzáférés esetén fellépő biztonsági problémák, stb.

Arról nem is beszélve, hogy a külső kolléga, mint rendszergazda, hozzáférhet az összes, a legbizalmasabb állományainkhoz, adatainkhoz is! A vállalat biztonságos és folyamatos működése ki van szolgáltatva neki!

Itt is igaz az a régi mondás, hogy egy informatikai rendszer működése annyira megbízható és biztonságos, amennyire megbízható a rendszergazdája! … No és persze amit ő a szerződésben vállalt. Csakhogy probléma esetén a rendszergazda, illetve a szolgáltató cégünk „mindig meg tudja magyarázni, hogy ő szerződés-szerűen” helyesen járt el, és mi a pénzünkért többre nem vagyunk jogosultak. Csakhogy ezzel mi éppen dolgozni nem tudunk!
Jobb tehát előre gondolkozni! Ezek azok a kérdések, amire előzetesen célszerű odafigyelni, amit előzetesen meg kell fontolnunk!

• Kit válasszunk informatikai szolgáltatónak?
• Mit kössünk ki a szerződésben, hogy elkerüljük ezeket a buktatókat?
• Hogyan kérjük számon ezeknek a teljesítését?

Az informatikai szolgáltató kiválasztásánál mindenképp fontos a szakmai kompetencia, és a referenciák! (Ha már másnál jól teljesített, akkor remélhetem, hogy nálam is jól fog!)

Érdemes abba is belegondolni, hogy aki a rendszergazdai feladatokat ellátja, az belelát a legbizalmasabb információkba, üzleti titkokba is. Vagyis nyugodtnak kell tudni lenni, hogy nem él – nem élhet vissza vele! A bizalmassági kérdésekre a szerződésben is ki kell térni, ennek ellenére fontos a bizalom kérdése is. Ha van a szolgáltatóról háttér-információnk (pl. barátoktól, ismerősöktől, referencia helyekről), akkor az is erősítheti a bizalmat.

Külön érdemes kitérni a helyettesítés kérdésre is. Ha az informatikai rendszerünk működése egyetlen embertől függ, akkor ha ő beteg, vagy például nyaral, akkor az alatt az idő alatt felügyelet nélkül van a rendszerünk.

Nagyon fontos kérdés a rendelkezésre állás. Ezt mindenképp az elején kell tisztázni, és feltétlenül a szerződésben is rögzíteni. Nem mindegy, hogy milyen sűrűn látjuk a rendszergazdát, illetve hogy egy hiba esetén milyen gyors megoldásra számíthatunk.

Jó pontosan tudni, hogy mit is kapunk a szolgáltatás eredményeképp. Melyik rendszerünk vagy rendszereink üzemeltetésére vonatkozik a szerződés és melyikre nem. Mi van, ha menet közben bővül a rendszerünk? Milyen működést, milyen biztonságot garantál a szolgáltató? Mi tartozik bele? A hibák kijavítása, alkatrészek cseréje, folyamatos üzembiztonság, adatok helyreállítása, informatikai védelem, vagy milyen egyéb különleges elvárások teljesítése, ...

És legvégül, de nem utolsó sorban, hogy mindez mibe kerül! Itt ismételten arra szeretném felhívni a figyelmet, hogy ne csak azt nézzük, hogy mennyibe kerül, hanem azt is, hogy mit kaptunk érte cserébe!
A következő részben egy másik informatikai témát mutatunk be. Amikor a vállalkozásunk működéséhez egyedileg kifejlesztett szoftvert kell felhasználni, majd azt folyamatosan karban tartani, akkor az a szoftverfejlesztő céggel egy folyamatos együttműködést jelent. Sajnos nagyon kevés olyan példát láttam, ahol ez az együttműködés zökkenőmentes lett volna.

Dr Horváth Zsolt