Legalábbis 10-ből 8 auditon ezt próbálják bizonyítani!

Miért van az, hogy teljesen más méretű, más-más tevékenységet folytató vállalkozások az ISO 9001-es minőségügyi auditjaikon papírforma szerint pontosan ugyanolyan módon végzik a folyamataik szervezését és menedzselését, köztük a beszerzést és a beszállítók értékelését is?

Természetesen a konkrét, gyakorlati működés már eltér egymástól, de a tanúsítóknak odaadott írott szabályozás a folyamatok (pl. beszerzés v. beszállítói értékelés) működéséről ugyanaz.

Mi értelme van ennek? Mik beszerzés és a beszállítói értékelés tipikus hibái az auditokon?

Ezek a vállalatok, noha ISO 9001 tanúsításon vesznek részt, mégsem értették meg igazából az ISO 9001, illetve a minőségbiztosítási szemlélet lényegét. Mert a működésük során nem hasznosítják a minőségbiztosítási szemlélet elveit, módszereit, és az ilyen irányú tanúsítás megszerzésekor is csak a papír (értsd tanúsítvány) megszerzésére törekszenek formális és érdemben használhatatlan papírok bemutatásával. Így természetesen arra sincs esélyük, hogy a minőségbiztosítás előnyeit is élvezhessék, miközben a rendszer fenntartásának költségeit viselik.

Nézzünk akkor konkrét példákat:

Az egyik alapvető probléma, amikor a leírt szabályozás és az élő gyakorlat teljesen eltér egymástól, annyira hogy szinte „köszönő viszonyban sincsenek egymással”!

Magára a beszerzés folyamatára nehezebb általános klisét írni, ezért sokszor nincs is szabályozva. A beszerzésről szóló szabályozás így kimerül abban, hogy „a beszerző csak minősített beszállítótól szerezhet be terméket”, ami azt jelenti, hogy a saját beszállítói értékelés alapján értékelt és az annak alapján a megfelelő kategóriába besorolt beszállítótól vásárolhat. Ez a gyakorlat a beszállítói értékelés meglétére állít követelményt, de a beszerzési folyamat többi lépéséről semmit sem mond.

A beszállítói értékelés jellemzően már szabályozott, DE szinte mindig és mindenütt pontosan ugyanazzal a módszerrel. Ez így nagyon „sablonos”, nem cégre-testre szabott, már ez alapján is természetes, hogy nem lehet hatékony!

Tipikus megoldás, hogy a beszállítók értékelése évente egyszer történik. Ilyenkor az elmúlt évi teljesítések alapján értékelik az egyes beszállítókat, és az értékelés eredménye alapján határozzák meg a következő egy éves időszakra az adott beszállítók alkalmazhatóságát.

A valóságban azonban ez sokszor – ellentétesen, – eseményvezérelten történik. Azaz egy jól együttműködő beszállítóval annak minősítése addig nem változik, amíg valami komolyabb probléma nem lép fel. Ha az bekövetkezik, akkor azt orvosolni kell, amennyiben az sem működik, akkor meg kell hozni a döntést, hogy megválunk attól a beszállítótól. Ha megszületett ez a döntés, akkor ezt azonnal végre kell hajtani, és nem megvárni a beszállítói értékelés következő, esedékes évfordulóját. (Ez az ellentmondás pont olyan, mintha egy futószalag-szerű termelésnél minden év január elsején felírnánk az akkori termelési és műszaki beállításokat. Ezek után az igazgató aláírásával szentesítve kihirdetné, hogy attól kezdve egy évig csak azok a beállítások érvényesek. Ugyanakkor a valóságban – természetesen – a technológiai paramétereket a termelésnek, megrendeléseknek és egyéb előírásoknak megfelelően, amikor szükséges, mindig aktuálisan változtathatnák.)

Még ha komolyan is vennénk ezt az értékelési módszert: az évi egyszeri értékelés módszere több sebből vérzik!

Az évi egyszeri értékelésnek, ami az elmúlt év tapasztalatait összegezné (elvben), támaszkodnia kéne minden beszállító esetében az elmúlt év beszállításainak tapasztalataira. Általában nem lelhetők fel az értékelések alapját képező tapasztalatokra vonatkozó feljegyzések, vagyis hiányoznak azok az információk, amelyek indokolják az egyes konkrét értékeléseket.

A beszállítói értékelés egységes osztályozási rendszer alapján történik. Általában 5 szempontra történik az osztályozás, 1-től 5-ig. Jellemző, hogy a felsorolt szempontok is szinte mindig ugyanazok, legyen szó bármilyen termék vagy tetszőleges szolgáltatás beszerzéséről. Nehéz és szinte lehetetlen azonban osztályozni, ha nem meghatározott, hogy a különböző szempontoknál melyek az egyes osztályzatokhoz tartozó kritériumok. Ezt szinte sosem találtam meg az egyik auditált cégnél sem! Ezek nélkül az osztályzások nem lesznek objektívak, és mindenkor az értékelést végző személy pillanatnyi hangulatától, illetve a legutolsó beszerzési élményétől függnek, és így nem az elmúlt éves teljesítményt nézik.

Gyakran maga az osztályozás értékelése, falhasználása sem következetes. Ha például 5 szempontot osztályozok 1..5-ig, akkor ezek összege eredménynek egy 5..25 közötti számot fog kiadni. Ezek után nagyon sok szabályozás az eredményeket 1..25-ös intervallumon értékeli, ami már csak matematikailag is lehetetlen: az 1..4-es értékek ki sem jöhetnek.

Ennél azonban sokkal fontosabb a következő probléma:

Az eredmény (az egyes osztályzatok) összege nagyságának függvényében sorolják be az egyes beszállítókat ún. beszállítói kategóriába. Például:

• 21-25 pont esetén „A”-beszállítói kategória„
• 13-20 pont esetén „B”-beszállítói kategória”
• 12 pont és az alatt „C” kategória, ami már a beszállítói listáról való kizárást jelenti.

Ez az értékelés azt nem veszi figyelembe, hogy ha valamelyik beszállító sok szempontból nagyon jó, de egyből egyest kap osztályzatnak, akkor ez azt jelenti, hogy a gyakorlatban ki kellene zárni azonnal. A modell szerint azonban még a legjobb „A” kategória odaítélése is lehetséges. Itt ugyanannak az elvnek kéne érvényesülnie, mint az iskolai bizonyítványnál: ha valamelyik diák egy tárgyból megbukott, akkor az átlaga a többi tárgy érdemjegyétől függetlenül is egyes.

A sorozatunk következő részében az új beszállító kiválasztásának problémáit mutatjuk be, és annak megoldására mutatunk be módszereket.

dr Horváth Zsolt