Termelő vállalatoknál gyakori az olyan eset, amikor a beszerzés nem tud önállóan létezni, hanem csak a teljes vállalati anyaggazdálkodás részeként. Világítsuk meg az ilyen esetek jellemzőit a következő példán keresztül:

Képzeld el, hogy egy termelő gyáregység beszerzéséért vagy felelős. A gyáregység egyszerre többféle terméket állít elő, 8 gyártósor dolgozik 3 műszakban. A termelési tervet mindig az aktuális vevői igények alapján állítják össze, mindössze 3-5 napra előre. Előfordult azonban többször olyan eset is, hogy egy sürgős vevői megrendelés miatt egy nappal előre meg kellett változtatni a termelési tervet, és valamelyik új terméket egy napon belül azonnal el kellett kezdeni gyártani. A termelésnek szüksége van folyamatosan az alapanyagokra és segédanyagokra. A rendelésállomány határozza meg, hogy melyik éppen hogyan fogy. Raktárkészletet – anyagtípustól függően – csak maximum 1 heti mennyiséget lehet tárolni, sőt van, amiből annyit sem.

Mint beszerzőnek, a Te feladatod annak biztosítása, hogy anyaghiány miatt a termelés soha ne állhasson le, valamint hogy a megfelelő eszközök és megmunkáló szerszámok a kellő mennyiségben mindig rendelkezésre álljanak. Természetesen a beszállított anyagok költsége, mennyisége, fizikai paraméterei, minősége is mind-mind szigorú elvárásoknak felelnek meg a beszerzés során.

Hogyan lehet ennyi követelménynek egyszerre megfelelni?

A feladat összetettségéből látszik, hogy a beszerzés nem önmagában, hanem az értékesítéssel, a termeléstervezéssel és a teljes vállalati anyaggazdálkodással szorosan együttműködve tud csak dolgozni. Ilyen esetekben a teljes folyamatot, a teljes anyaggazdálkodást a rendelésállomány pillanatnyi alakulása irányítja. Nem kezelhető tehát külön a beszerzés sem, hanem csak a teljes rendszer szerves részeként. (Az is jellemző, hogy az egész anyaggazdálkodás szervezését nem kézzel papíron, hanem külön erre a célra fejlesztett számítógépes program támogatásával végzik.)

Mi akkor itt, mint beszerzőnek a feladatod, mire kell különösen odafigyelned?

A termelésirányítástól naponta megkapod, hogy az elkövetkezendő napokban melyik alapanyagból (nyersanyag, segédanyag, vagy megmunkáló szerszám, karbantartási segédanyag, stb …) mennyit fognak felhasználni a termeléshez. Ebből – a raktári nyilvántartás alapján – azonnal látod (vagy meghatározod), hogy melyik anyag mennyire fogy, illetve melyik alapanyagot milyen gyorsan kell a raktárban visszapótolni, vagy nagyobb felhasználás esetén előre mennyit kell rendelni.

Az elsődleges napi feladatod tehát az adott nyersanyagokból a napi (vagy néhány napi) rendelések feladása, és annak ügyintézése, egészen az áru beérkezéséig a raktárba, majd ott a szükséges ellenőrzésről való gondoskodás. Ezek a szükséges ellenőrzések terméktípusonként nagyon eltérő követelményeket is jelenthetnek, amelyek ismerete és az annak való megfelelés szintén a napi munkáid részét képezik.

Ez természetesen csak akkor lehetséges, ha ezek már szinte automatikusan működő folyamatok. Azaz minden alapanyag esetén tudod, hogy melyik szállítóval van a gyárnak állandó szállítási keretszerződése, ami alapján a megrendelésre a megállapodott rövid határidőn belül mindig azonnal szállítja a kért mennyiséget. Amíg ezek a keretszerződések élnek és a teljesítésük megbízhatóan jól működnek, addig nincs is különösebb baj.

Azonban amint egy új beszállítói keretszerződésre van szükség a folyamatos termelés biztosításához, akkor annak a „tető alá hozása” egy hosszabb és bonyolultabb folyamat, hiszen nagyon sok szempontot kell egyszerre érvényesítened. A beszállító megfelelő kiválasztásának szempontjait már bemutattuk a jelen cikksorozat előző részeiben. (Erre egyébként az ISO 9001 is mutat jó utalásokat.)

Ha a beszerzés során, vagy a beszállított anyaggal bármilyen probléma lép fel, akkor azt jegyzőkönyvezned kell, majd a beszállító felé egy reklamációt kell indítani. Eközben a rendelésállomány életútját és pillanatnyi státuszát, valamint minden elvégzett ellenőrzést és annak eredményét bármikor igazolnod kell tudni. Ezek a követelmények egyébként megegyeznek az ISO 9001: 2001 szabvány vonatkozó követelményeivel is.

A beszerzésről szóló cikksorozatunk utolsó részében a JIT (Just In Time) féle termelés alapelveit, és az ahhoz kapcsolódó JIT féle beszállítás követelményeit mutatjuk be.

Dr. Horváth Zsolt