Egy cég vezetőjeként – legyen az 5-, 15-, 25-fős, vagy esetleg nagyobb – egy idő után bizonyára azt is el szeretnéd érni, hogy a céged működése nyereséges, kiszámítható, átlátható legyen, és megbízhatóan eleget tegyen minden elvárásnak. Ehhez nem elég, hogy munkatársaid „csak tudják”, hogy mi a dolguk!

Ehhez már a teljes működés átgondolt irányítására van szükség! Fontos, hogy a vállalkozásod minden tevékenysége pontosan átlátható, a tevékenységek végzésének módja hatékony legyen és megfeleljen minden elvárásnak. (Minden alatt értem – a tevékenység jellegétől függően – az ügyfél általi elvárásokat, a Te tulajdonosi vagy vezetői elvárásaidat, de adott esetben az adatvédelmi, környezetvédelmi, munkavédelmi és egyéb külső törvényi elvárásokat is.) És hogy ez minden pillanatban ilyen, azt – ésszerű határokon belül – utólag igazolni is kell tudni. Erre Neked is szükséged van, mert nem állhatsz minden pillanatban minden kollega háta mögött. De bizonyos igazolásokat az ügyfél is megkövetelhet, illetve a törvényi előírások is. Továbbá vitás esetekben ez igazolhatja majd, hogy Te vagy munkatársaid megfelelően jártatok el, valamint ennek alapján sokkal könnyebb az utólagos hibakeresés és javítás.

Tehát pontosan meg kell határozni, hogy melyik munkatársad – milyen feltételek mellett – mit csináljon, és hogyan csinálja azt. El kell dönteni azt is, hogy mit kell, illetve mit szeretnénk utólag is igazolhatóvá tenni! (Egy példa, amibe biztosan Te is belefutottál már: „Az árut hiánytalanul, és sértetlenül átvettem: …aláírás…”) Ehhez a folyamatokat, tevékenységeket kell meghatározni, szabályozni! Vagyis meg kell tudnod mondani, hogy hogyan működjön a céged, mik legyenek a belső játékszabályok! És mindez persze csak akkor működhet jól, ha ezeket minden munkatársadnak a tudomására hozod, hogy megértsék és értelmesen betartsák a játékszabályokat! (Közhelyszámba megy már az az alapelv, de nagyon is igaz, hogy „minden szabályozás csak annyit ér, amennyit használnak belőle!” A jó szabályozás készítésének szempontjairól olvasd el „A szabályzat készítésének nyolc parancsolata” c. írásunkat a www.minosegdoktorok.hu weblapon.)

Szeretnéd továbbá azt is elérni, hogy a céged hatékonysága, teljesítménye folyamatosan javuljon? Hogy az elkövetett hibákat ne kövesd el újból, illetve a megváltozott körülményekhez is gyorsan tudjál igazodni? Ez azt jelenti, hogy a kialakított működési módot folyamatosan felügyelni kell, és amikor szükséges, akkor javítani! – Tehát a kialakított szabályozási rendszer nem kőbe vésett az idők végezetéig, hanem folyamatosan karbantartott és továbbfejlesztett. – És pontosan ez az a plusz, amitől a kialakított szabályozási rendszered irányítási rendszerré válik, mert nemcsak az egyes tevékenységeket irányítja, hanem a folyamatos tanulás és tapasztalatok alapján felügyeli és javítja önmagát a szabályozási rendszert is!

Összefoglalva: Akkor beszélhetsz a vállalatod (vagy vállalkozásod) irányítási rendszeréről, hogyha a vállalatod összes tevékenységét folyamatokba rendezed, ezek működésére – valamely vezérlő elv(ek) figyelembe vételével – meghatározod a (játék)szabályokat, amelyeket folyamatosan javítasz és jobbítasz, valamint az elvégzett tevékenységeket illetve eredményeket kapcsolódó feljegyzések rendszerével teszed igazolhatóvá, a szükséges (és célszerű) mértékig! A különböző irányítási rendszerek ezekben a vezérlő elvekben térnek el egymástól.

Sok volt ez így egyszerre? Érdemes mindezt még egyszer átgondolni, mert ha ez világos, akkor már meg is értetted az irányítási rendszerek lényegét! Hiszen a legtöbb ún. irányítási rendszer arról szól, hogy az azt használó vállalkozás vezetője / vagy vezetősége meghatározza, mik azok a követelmények és szempontok (vezérlő elvek), amelyeknek a működés során feltétlenül érvényesülniük kell, és amelyeknek, mintegy szemléletmódként való figyelembe vételével alakítja ki és fejleszti folyamatosan a belső működési játékszabályok rendszerét.

Milyen irányítási rendszerekről beszélhetünk? Ilyenek lehetnek pl.:

• Minőségirányítási rendszer. (Ezt szokták minőségbiztosítási vagy minőségügyi rendszerként is emlegetni. Ennek követelményeit az ISO 9001-es szabvány foglalja össze, és képezi a minőségirányítási rendszer tanúsításának az alapját. Ennek az új, jelenleg érvényes nemzetközi és magyar kiadása: ISO 9001:2008 / MSZ EN ISO 9001:2009.) A vállalkozás számára az elérendő cél a működésének átláthatósága, stabilitása, és a folyamatainak olyan szintű megbízható és igazolt működése, amely garantálja a vevők felé a vállalások határidőre történő és kívánt minőségű teljesítését. Ennek biztosítását rendelik a folyamatok kialakítása során a fő vezérlő szemponttá.
• Környezetközpontú irányítási rendszer. (Ezt szokták környezetvédelmi rendszerként is emlegetni. Ez szintén tanúsítható, mégpedig az ISO 14001 szabvány alapján. A környezetközpontú irányítási rendszer jelenleg érvényes szabványa a következő: ISO 14001:2004 / MSZ EN ISO 14001:2005.) A vállalkozás itt a környezetszennyezés csökkentését tűzi ki, és tesz meg mindent annak érdekében, hogy mind termékeivel, mind tevékenységeivel minél kisebb mértékben károsítsa a környezetet, a természetet. Ehhez tudatosan figyeli tevékenységeinek kölcsönhatását a környezettel, és úgy alakítja minden tevékenységét, hogy – lehetőleg a hatósági előírásokon túlmutatóan is – a környezeti terhelés (értsd: szennyezés, károsítás) mértéke csökkenjen.
  Nagyobb vállalkozások egyre fontosabbnak tartják az ezen a téren elért eredményeiket, sőt ezen eredmények kommunikációját is. Lásd pl. a ~0 emissziójú autókat, vagy azokat az autógyárakat, amelyek a termék teljes életútján át (azaz már a gyártás alatt, majd a hulladékká vált termék megsemmisítésekor) fontosnak tartják az alacsony környezeti terhelést. Ilyen például a Toyota, vagy a Honda. Azok a vállalatok, amelyek figyelmen kívül hagyják a környezetvédelem szempontjait, adott esetben komoly civil ellenállásra számíthatnak. Példát sem kell nagyon keresni, elég csak a Greenpeace körüli híreket figyelni. De még ilyen messze sem kell menni: elég, ha visszaemlékezünk a Rába ausztriai bőrgyárak okozta szennyezésére.
• Információbiztonsági irányítási rendszer. (Ezt szokták információ-védelmi rendszerként is emlegetni. Ez szintén tanúsítható, az ISO 27001 szabvány alapján. Az információbiztonsági irányítási rendszer jelenleg érvényes szabványa a következő: ISO/IEC 27001:2005 / MSZ ISO/IEC 27001:2006.) A vállalkozás célja (leegyszerűsítve) itt a működés / működőképesség folyamatos fenntartása és biztosítása azokkal a veszélyekkel szemben, amelyeket egyrészt a vállalati informatikai rendszer hibás működése, másrészt fontos és bizalmas információk illetéktelenek kezébe kerülése jelenthetnek. Itt a vállalat azt méri fel, hogy a működés egyes tevékenységeiben milyen információk és információhordozók vannak jelen, azok milyen fenyegetettségeknek vannak kitéve. A tevékenységeket és folyamatokat úgy szabályozza, illetve olyan védelmi eljárásokat vezet be, amelyek a kívánt védelmi szintet biztosítják. Játssz el a gondolattal, hogy:
  • Mit tennél, ha az összes beszállítód aktuális adata, elérhetősége elveszne? Vagy ami talán még rosszabb: a versenytársadhoz kerülne?
  • Ha a számlázó-, vagy a raktárnyilvántartó rendszered 1-2 napig nem lenne elérhető, vagy néhány adata nem a valóságot tükrözné?
  • Mi történne, ha ellopnák a notebookodat, rajta a (mentés nélküli) teljes üzleti levelezéseddel, valamint a tenderbeadás előtti bizalmas tender anyagokkal?
  • ….
• Munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányítási rendszere. (Ez is tanúsítható rendszer, az MSZ 28001 szabvány alapján. A munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszer jelenleg érvényes nemzetközi és magyar szabványa a következő: BS OHSAS 18001:2007 / MSZ 28001:2008.) A vállalkozás itt az egyes tevékenységek munka- és egészségvédelmi szempontból történő kockázatait méri fel és minimalizálja, illetve vezet be és tart fenn védelmi eljárásokat. Szintén csak gondolatjátékként:
  • A munkavégzésük során bekövetkező egészségkárosodásuk miatt indítottak pert volt munkaadójuk ellen a Fővárosi Bíróságon…”
  • „Fogyasztók perelik tömegesen, a veszélyes adalékanyagot (guargumi…) felhasználó gyártót…”
  • Stb…

Ezen irányítási rendszerek mindegyikét lehet erre vonatkozó, fent bemutatott szabványok szerint kiépíteni, bevezetni majd tanúsíttatni. De irányítási rendszert kiépíteni lehet egyéni szempontoknak és követelményeknek a betartására is, amiről úgy gondolod, hogy hatékonyan segít céged jobbá tételében!

Dr. Horváth Zsolt