Képzeletbeli riport a jó tanúsító kiválasztásáról, … és a válasz arra, hogy hogyan lehet nyereséggé tenni, az audit már-már adónak tűnő költségét!

- Tudsz-e segíteni abban, hogy kivel tanúsíttassam a cégem minőségirányítási rendszerét? Egyáltalán, mire érdemes odafigyelni a tanúsító kiválasztásánál?

- Sok mindenre! A számos szempont között viszont az, hogy hogyan súlyozol, az a Te saját céljaidtól függ. Előzetesen azonban hadd mondjak annyit, hogy nagyon örülök a kérdésfeltevésednek! Mert az is már azt mutatja, hogy jó szolgáltatást szeretnél kapni a pénzedért, és nemcsak a "legolcsóbban megszerezni a papírt"!

- OK. No és akkor mik azok a híres szempontok?

- Először is tudni kell, hogy minden tanúsítási folyamattal két eredményt kapsz, egyrészt egy tanúsítványt, másrészt a folyamataid és működésed felülvizsgálatának eredményét. Mindkettő fontos.

- A tanúsítványról beszéljünk először, mert az tűnik egyszerűbbnek! Nem mindegy, hogy melyik tanúsító adja?

- De nem ám! Hatalmas különbségek lehetnek az egyes tanúsítványok értékében, felhasználhatóságában! Gondold meg, hogy a tanúsítványt (tehát magát a papírt) nem elsősorban magad miatt szerzed meg, hanem ezzel a papírral másnak szeretnéd igazolni, hogy céged működése kiváló, és mindenben megfelelsz az ügyfeled kívánalmainak. Akkor az a tanúsítvány a legjobb, amelyet az ügyfeled is (feltétel nélkül) elfogad!

- Miért? Nem fogadnak el egyformán minden tanúsítványt?

- Tanúsítani mindenkinek joga van, és mindenki készíthet bármilyen szép pecsétes papírt! Ez még önmagában nem érték. Akkor lesz értékes, ha a tanúsítvány kiállítója elfogadott annak szemében, akinél a tanúsítványodat fel akarod használni! - Gondolj bele! Te elfogadnád például a hűtött élelmiszereket beszállító cégtől, hogyha a vezetője a fodrász haverjának éppen munkanélküli fia által kiállított papírral szeretné igazolni, hogy minden szabványos és törvényi követelménynek megfelelve, tökéletes és hatékony minőségirányítási rendszert működtet?

- Honnan tudjam akkor, hogy az ügyfelem kit fogad el? Sőt, nekem nem is egy ügyfelem van, hanem több? Akkor most több tanúsítványt is szerezzek be, mindegyiknek egyet?

- Nem, erre szerencsére nincs szükség. Általában kétféle tanúsítás létezik, az úgynevezett tanúsító (vagy harmadik fél általi), és a beszállítói. A beszállítói audit esetében maga az ügyfél vagy egy megbízottja jön, és ellenőrzi le működésedet a saját elvárásai, követelményei szerint. Sokkal általánosabb viszont a tanúsító audit, amiről mi most beszélgetünk. Itt egy független, tanúsítással foglalkozó szervezet - a Te kérésedre - vizsgálja felül folyamataidat, és ad igazolást (tanúsítványt) annak megfelelőségéről. Ide olyan tanúsítót érdemes választani, aki akkreditált, és a tevékenységi körnek megfelelő szakmában elfogadott és jó neve van.

- Az előbb mondtál egy kulcsszót: akkreditált. Mit jelent ez, és miért fontos?

- Először is az fontos, hogy aki az auditot végzi és a papírt kiállítja, az a tanúsítási tevékenységét nemzetközileg elfogadott szabvány előírásai szerint végezze, és erről egy hivatalosan elismert szerv általi, érvényes igazolással, ún. akkreditációval is rendelkezzen. Ilyen akkreditáló testület Magyarországon a NAT (Nemzeti Akkreditáló Testület), de akkreditáltatni lehet más országok hasonló akkreditáló testületével is. Magyarországon általában elfogadott a NAT általi akkreditáció is. Azonban vannak olyan multik vagy külföldi megrendelők, amelyek csak valamely rangosabb külföldi akkreditáló testület (pl. UKAS, TGA, SWEDAC, …) által akkreditált tanúsítónak a tanúsítványát fogadják el.

- Akkor ez azt jelenti, hogy tudnom kell, hogy ügyfeleim melyik akkreditáló általi tanúsító céget fogadják el, és azok közül válogathatok?

- Igen, igazad van. Pontosan ez a legelső szűrő a tanúsítók kiválasztásánál. Sajnos vannak olyan tanúsítók is, amelyeknek semmilyen saját akkreditációjuk sincs, viszont nagyon olcsón reklámozzák magukat. Viszont a tanúsítványuk így, elfogadottság híján egy fabatkát sem ér! A pályázatokon való részvételnek is minimális feltétele az akkreditált tanúsító általi tanúsítvány megléte.

- Mit értettél az előbb a szakmai kör elfogadottságáról?

- Azt, hogy ha például ruhaipari céget szeretnél tanúsíttatni, akkor a legtöbb ügyfeled nagyon jó eséllyel el fogja fogadni annak a tanúsítónak az oklevelét, amelyik a legtöbb ruhaipari nagyvállalatot is tanúsította. Ha tehát a céged tevékenységi körének megfelelő ágazaton belül valamelyik tanúsító már megszerezte a szakmai elfogadottságot, akkor bízhatsz abban, hogy a Te tanúsítványodat is el fogják fogadni. Ez legyen az akkreditáltság utáni második szűrő.

- És hány szűrő van még? Mi mindenre kell még figyelnem?

- Arra, hogy mit kapsz még az audittal a tanúsítványon kívül!

- Azt mondtad a beszélgetésünk elején, hogy a folyamataim felülvizsgálatának eredményét. De mit értsek ezen?

- Az audit során az auditor felülvizsgálja céged minőségirányítási rendszerének működését. Ezzel gyakorlatilag górcső alá veszi a céged teljes irányításának, működése megszervezésének jóságát és hatékonyságát. A vizsgálat során megállapítja az erősségeket és felhívja a figyelmet a gyenge pontokra, azokra a helyekre, ahol lehet még javítani. Az audit ugyan hivatalosan nem tanácsadás, egy jó audit észrevételei azonban felér(het)nek egy profi vezetési tanácsadó felmérésével, méghozzá sokkal olcsóbban, belefoglalva a tanúsítás árába. Ennek az eredményeit utána ingyen használhatod a szervezeted és irányítási rendszered fejlesztésére.

- Köszönöm, ez egy hasznos tipp!

- Azért figyelj oda, mert sajnos ezt nem minden tanúsító, illetve nem minden auditor veszi komolyan. Így audit és audit között hatalmas különbség van, hogy ebben a tekintetben mennyit tudsz profitálni az auditból. Ehhez persze nemcsak jó minőségirányítási szakembernek kell lennie az auditornak, hanem magához az auditált tevékenységhez is kell értenie. Képzeld el azt a különbséget, mikor például egy szoftverházba egy olyan auditor megy ki, aki maga is szoftver-minőségbiztosításban dolgozott éveket, ahhoz képest, mint aki jó, ha a Wordben képes egy jelentést megírni, de életében még egy sor programot sem írt. Míg az egyik szakmailag teljesen érti a folyamatokat és a működést, tudja, hogy mik az adott tevékenység kritikus pontjai, és hogyan lehet azon segíteni, addig a másik már az első három szavával elárulja magát, hogy halványlila gőze sincs arról, ami ott történik.

- Ezt nem értem! Ez nem úgy van, hogy mindig olyan auditor megy ki a cégekhez, aki a minőségirányítási szabvány ismeretein túlmenően ahhoz a szakmához is ért, ami az auditált cég tevékenysége?

- Elméletileg úgy kellene lennie, gyakorlatilag azonban sokszor nincs úgy! Ezért ha azt szeretnéd, hogy az auditból szakmailag is profitálj, akkor olyan tanúsítót kell választanod, aki valóban szakmához is értő, tapasztalt auditort küld ki.

- Értem. Viszont ajánlatkéréskor honnan tudom eldönteni, hogy melyik tanúsító küld majd valóban szakmához értő auditort? Ha ennek elvileg kötelezően így kellene lennie, egyik sem fogja előre bevallani, hogy ez nála nem így megy! Vagy tévedek?

- Nem, nem tévedsz. Ez az ajánlatból önmagából sosem derül ki. Sőt, sokszor ez nemcsak a tanúsító cégtől függ, hanem közvetlenül az auditor személyétől. Azt javaslom, hogy próbálj referenciákat gyűjteni a szóban forgó tanúsítókról és auditorokról. Sokszor a tanúsító kiválasztásánál érdemes azokat az ismerősöket megkérdezni, akik már túl vannak a tanúsításon. Amennyiben nem közvetlen ajánlásra kerülsz kapcsolatba egy tanúsítóval, akkor is gyűjthetsz referenciát róla. Elég csak megnézned, hogy kiket tanúsított már, és azok között valószínűleg találsz ismerős cégeket, akkor náluk kezdhetsz el érdeklődni a tanúsítási tapasztalataikról. Én a helyedben őket arról is megkérdezném, hogy elégedettek voltak-e a tanúsító céggel illetve magával az auditorral. Kimondottan arra is rákérdeznék, hogy konkrétan mivel voltak elégedettek, és mit nyertek az audittal. Ha csak az audit / auditor gyorsaságát és rugalmasságát dicsérik, akkor az azt jelenti, hogy szakmai hozzáadott értéket nem kaptak tőle. Amelyik cég viszont olyan javaslatokat is kapott az auditortól, aminek hasznosításával javította folyamatait és üzleti eredményeit, az büszke erre és egyből ezt kezdi mesélni. Ez az igazi pozitív referencia. Itt persze nemcsak a tanúsítóra, de a konkrét auditorra is kérdezz rá. Ha ugyanannak a tanúsítónak az auditorai által hozzáadott szakmai értéket sok tanúsított ügyfél dicséri, akkor az már jelentheti, hogy maga a tanúsító is hangsúlyt hejez az auditok szakmaiságára és a hozzáadott értékre.

- Értem. Viszont nem beszéltél arról, hogy mindez mibe kerül? Hiszen azt a pénzt ki is kell gazdálkodni! Nem mindegy, hogy mekkora az ár!

- Persze, mert direkt a végére hagytam. Gondolj csak bele! Az, hogy a tanúsítványodat minden ügyfeled elfogadja, sőt nagyra tartja, továbbá hogy az auditon az auditor általi folyamatátvilágításból évente érdemi, gyakorlatban jól használható javaslatokat kapsz, sokkal több nyereséget eredményezhetnek neked, mint amekkora a két tanúsító közötti árkülönbség. Szerintem ezeket érdemes megfontolnod!

- Köszönöm, csak most látom, hogy eddig milyen vakon hoztam volna meg ezeket a döntéseket. Hiszen ez előtt a beszélgetés előtt egyszerűen csak kértem volna 3 tanúsítótól árajánlatot, és azok alapján - főképp csak az árakat összehasonlítva - döntöttem volna.

- Legtöbben ezt teszik. Viszont ha most az itt elmondott szempontokra odafigyelve keresed ki, hogy melyik tanúsítótól (vagy tanúsítóktól) kérj árajánlatot, és azok alapján döntesz, akkor sokkal jobb szolgáltatási ár/érték aránnyal és nyereséggel jöhetsz ki az egész tanúsításból!

Dr Horváth Zsolt