Mi is az a beszállítói audit? Megpróbálom először egy példával bemutatni magát a fogalmat:

Képzeld el, hogy a Csillog-Villog Kft vezetője vagy, és a céged nagyméretű, kültéri elektronikus reklámtáblákat gyárt. Egyszer kapsz egy megrendelést, amely az elkövetkezendő 2 évedre a cég teljes kapacitását leköti. Az elkövetkező 2 évben 25 db 8x3 m-es reklámtáblát kell leszállítanod, amelyen tetszőleges filmek és képek megjeleníthetőek. A megrendelés a Tiéd, de nagyon szigorú minőségi és szállítási feltételeket kötött ki a megrendelő.

Ennek elkészítéséhez újfajta megjelenítő cellákat (pl. led-csoportokat) kell alvállalkozókkal legyártatnod, és ehhez új alvállalkozókat is kell keresned. Jelentkező több is van, de neked kiemelten fontos az alvállalkozó megbízhatósága, és a termék folyamatosan jó minősége. Így a szállítás során ki vagy szolgáltatva a beszállítód megbízható működésének is.

Nincs más hátra, az üzletkötés előtt meg kell győződni a beszállító (alvállalkozó) működéséről, folyamatai stabilitásáról és minőségéről is. Tehát Te magad, vagy valamelyik szakértő kollegád kimegy a jelentkező alvállalkozó-jelöltekhez, és megvizsgálja, azaz „auditálja” azok működését. Csak az az alvállalkozó-jelölt jöhet beszállítóként szóba, amelynek a folyamatai szabályozottak, stabilak, ellenőrzöttek, és megfelelnek a Te működési követelményeidnek.

Beszállítói audit alatt azt az auditot értjük, amikor a megrendelő felülvizsgálja a saját (vagy leendő) beszállítója működését, folyamatait azért, hogy megállapítsa, azok alkalmasak-e az ő megrendelői igényeinek a kielégítésére.

Felmerülhet persze a kérdés, hogy nem elég-e, ha az alvállalkozó bemutatja az érvényes ISO 9001 tanúsítványát. Szép lenne, de legyünk őszinték: NEM! A tanúsítóknál a tanúsítványszám, és nem a tanúsított cégnél megfelelő minőségbiztosítás garantálása az üzleti cél. Emiatt is a beszállító által bemutatott ISO 9001 tanúsítvány önmagában nem garantálja sem a jó minőségű terméket, sem a megbízható folyamatokat és a kellő minőségbiztosítást!

Ha megrendelő vagy, akkor mikor fogsz saját alvállalkozódnál beszállítói auditot tartani? – Akkor, ha a beszállított termék vagy szolgáltatás jelentősége akkora számodra, hogy feltétlenül szükséges bizonyosnak lenned a beszállítód megfelelő működéséről! A beszállítód működését auditálhatod a szerződés megkötése előtt is, de az együttműködés folyamán is.

A beszállítói audit célja

Ha a beszállító kiválasztásakor végzel a jelölteknél beszállítói auditot, akkor annak egyértelműen a megfelelő beszállító kiválasztása a célja.

A későbbi beszállítói audit viszont sokszor már nem is a beszállítói státusz elérését célozza, hanem az együttműködés folyamatának a javítását, és a beszállító működésének fejlesztését. Természetesen nem önzetlenül, hanem elsősorban a Te követelményeidnek megfelelően. Ilyenkor ez felfogható annak is, mintha a beszállító egy olyan folyamatot működtet, ami a Te működési – termelési rendszerednek szerves része, csak nem a Te alkalmazottadként, hanem kiszervezve. Ily módon a saját termelésed kiszervezett részének folyamatfejlesztését tartod kézben a beszállítói auditálással.

Ki végezze a beszállítói auditot?

Neked kell meggyőződnöd az alvállalkozód megfeleléséről. Elsősorban tehát Te magad, vagy valamelyik kollegád kell, hogy felülvizsgálja a beszállítót, és megállapítsa annak megfelelőségét!

Ennek természetesen feltételei vannak, és ez szűkíti le az auditot elvégezhető személyek körét. Az auditálás (felülvizsgálat) lefolytatásának vannak technikai és szakmai feltételei, amellyel a kijelölt auditornak rendelkeznie kell. Az auditornak rendelkeznie kell auditori ismeretekkel és gyakorlattal, valamint az alvállalkozó folyamatainak szakmai ismeretével és minőségbiztosítási ismeretekkel. Amennyiben egyik kollegád rendelkezik ilyen ismeretekkel és gyakorlattal, akkor alkalmas arra, hogy ő végezze az auditot. Ha azonban nincs ilyen kollegád, akkor kénytelen vagy külső segítséget igénybe venni, és olyan külső szakértőt megbízni az audit lefolytatásával, aki rendelkezik a megfelelő kompetenciákkal és gyakorlattal.

Gyakori az olyan eset, amikor az alvállalkozó speciális szakmai tevékenységet végez, és ebben nyújt szolgáltatást neked. Ilyenkor célszerű olyan szakértőt megbízni a beszállítói audit lefolytatására, aki az általános minőségbiztosítási ismereteken és gyakorlaton túlmenően abban a konkrét speciális szakmában is nagy jártassággal, gyakorlattal és tapasztalattal is rendelkezik.

(Akit a beszállítói audit lefolytatására külső szakértőnek választasz ki, őt egyben tanácsadódnak is felfogadod. Ennek kiválasztási szempontjairól szól a „Hogyan válassz jó tanácsadót?” c. írásunk.)

Hogyan végezd a beszállítói auditot?

Auditot sokféle technikával lehet lefolytatni. Nincs kötelezően előírt technika, hanem a felülvizsgálók maguk választhatják meg a felülvizsgálat alkalmas módszerét.

A felülvizsgálat során sokkal fontosabb, hogy milyen követelmények teljesülését vizsgálod a beszállítónál! A vizsgált követelmények között célszerűen segítséget nyújthatnak az általános minőségbiztosítási követelmények, de ezeket minden esetben ki kell egészítened a saját, konkrét követelményeiddel, elvárásaiddal.

A következő fejezetben a beszerzések egy különleges esetének, a szolgáltatások igénybe vételének speciális problémáit és szempontjait mutatjuk be.

Dr. Horváth Zsolt