A kft tulajdonosa és ügyvezetője egy-személyben vitte a céget, csinált minden tevékenységet, illetve ahol kellett, ott a részfeladatokra alvállalkozókat vett igénybe. Egész életében a szakmájában dolgozott, és így már ismerték is őt szerte az országban, jó neve volt. Kellett a munkájához az „ISO”, ezért felkészítői segítséggel megcsinálta, majd teljesen elkötelezetten várta az auditort, azaz jelen esetben engem. Már a dokumentáció olvasásakor megdöbbentem, hiszen az a szakember, aki egész életében a saját szakmájának a mestere volt, egy ca. 130-140 oldalas dokumentációt (minőségügyi kézikönyv és eljárási utasítások) küldött el nekem, hogy azok szerint szabályozza saját munkáját, és abban ráadásul nem volt még 10 oldal sem magáról a szakmájáról.

A helyszínre érve azt tapasztaltam, hogy a saját szakmai munkáját tökéletesen, teljes ellenőrzéssel és megfelelő minőségben, és minden törvényi és engedélyezési eljárásnak megfelelve végezte. Ugyanakkor a minőségügyi rendszere tartalmazott számos olyan sablont és formalapot, amivel a munkájában ő maga sem tudott mit kezdeni. Miután megkérdeztem tőle, hogy mindezzel mit tud jobban, hatékonyabban vagy eredményesebben csinálni, mint az ISO bevezetése előtt, nem tudott komolyan válaszolni. Ugyanakkor a nehézkes és túlformalizált sablonok mellett továbbra is a fontos emlékeztetőket a saját kis „sajtcetlijein” vezette, ami hol elkeveredett, hol nem. Néha egy-egy emlékeztető elveszett, illetve az egyes projektdokumentumok szanaszét voltak, éppen oda bedugva, ahol pillanatnyilag helyet talált.

Ezek után az audit második felében arról beszéltünk, a meglévő ISO szabályozásban mi az, amit valóban tud használni a saját munkája jobbá tételére. Pl. túlformalizált sablonokat elvetheti. A „sajtcetlis” megoldások helyett a feljegyzéseit, jegyzeteit hogyan tudná mindig egy egységes helyre vezetni (pl. egy füzetben időrendbe, ahonnan nem vesznek el az információk, sőt ha kell, gyorsan megtalál mindent). Vagy a mintegy 15 oldalas irattári szabályzat helyett hogyan tudna az irodában rendet rakni, és a projektjei dokumentumait átlátható és egységes rendszerbe rendezni, vagy hogyan tudna egy egységes határidőnaplót elkezdeni vezetni, amibe feltüntethetné a projekteket, vállalásokat, mérföldköveteket, határidőket, tervezett megbeszéléseket, stb.

És mikor kiderült, hogy ezek az egyszerű szempontok tulajdonképpen a bonyolult és érthetetlen szabályozások helyett egyszerre mind az ISO 9001 szabvány követelményeit is kielégítik, és a saját jó szakmai munkájának a rendszerezését és szervezését is segítik, egyszerre még jobban kezdett el örülni az „ISO”-nak. Számára ezek (és a többi hasonló észrevétel) jelentették az audit igazi értéktöbbletét.

(Az eredeti bejegyzéshez való visszatéréshez zárja be ezt az ablakot (fület))