Ercsényi Gábort, az Allied-Visions minőségbiztosítási vezetőjét arról „faggattuk”, hogy hogyan lehet egy informatikai vállalkozás esetében is sikerrel alkalmazni, egy az ISO 9001-es szabvány szerint felépített rendszert.

Ercsényi Gábor 31 éves, a BME Villamosmérnöki Karán, az Informatikai Szakon végzett 2002-ben. Végzése óta, azaz lassan 7 éve az Allied-Visions alkalmazásában áll.

Az Allied-Visions 1997-ben indult, egy egyszemélyes mérnöki irodából nőtte ki magát nemzetközi vállalkozássá. Az induláskor „e-commerce”-szel, azaz elektronikus kereskedelmi alkalmazásokkal foglalkozott. Az utóbbi 5-6 évben váltott profilt, és a fókusz átkerült a repülés-szimulációra, valamint a Computer Based Training-re (CBT – számítógép alapú tanítás). A CBT keretein belül is a fő hangsúly a helikopterekkel kapcsolatos oktatási, és szimulációs anyagokon van. Komolyabb vizsgálódás nélkül is ki lehet jelenteni: ez a fejlesztői tevékenység biztosan nem tartozik a „programozói favágás” kategóriájába!

Az utolsó két évben Allied-Visions tevékenységének középpontjába a repülés-szimuláció került. Mindezt a vállalkozás első sorban a sikeresen kiépített nemzetközi kapcsolatainak köszönheti. A repülés-szimuláció mérnöki szemmel egy nagyon izgalmas területet jelent. Különösképpen akkor, ha nem „csak” a polgári repülésről beszélhetünk, hanem a fejlesztett termék a katonai alkalmazásokban is szerepet kap, ahogyan az Allied-Visions esetében is történik!

Azaz az út az e-commerce alkalmazásoktól, a Computer Based Training-en át egészen a repülés-szimulációs alkalmazásokig vezetett, és a vállalkozás közben 30 fősre nőtt.

Ercsényi Gáborral arra kerestük a választ, hogy a sikerekhez mennyiben, és hogyan kapcsolódott a minőségbiztosítási tevékenység?

Gönye Zoltán: Mióta van ISO 9001-es tanúsítványotok?

Ercsényi Gábor: 2007-ben szerezte meg az Allied-Visions a tanúsítványt.

Gönye Zoltán: Mikor kezdtétek meg a felkészülést a tanúsítvány megszerzésére?

Ercsényi Gábor: Korán, nagyon korán, de erre igazából csak később, a „hivatalos” felkészülés megkezdése után döbbentünk rá!

Gönye Zoltán: Miért vágtatok bele a „hivatalos” megmérettetésbe?

Ercsényi Gábor: Azért, amiért szerintem nagyon sokan: A megrendelő partnerünk, - amely lényegesen nagyobb vállalkozás -, egy idő után elvárta, hogy tanúsítottak legyünk.

Gönye Zoltán: Amikor kiderült, hogy az ISO 9001 szabvány szerint meg kell méretnetek magatokat, mi volt a hír fogadtatása?

Ercsényi Gábor: (mosolyog) Igazából semmi különös, mert az informatikus munkatársaink közül sokaknak fogalma sem volt arról, hogy mi fán terem az ISO 9001. Azaz egyszerűen nem ismerték a szabványt, ezért nem is voltak sem különösebb várakozások, sem ellenérzések. Szeretnék azonban visszakanyarodni az egyik korábbi kérdéshez: bár az ISO9001-re történő érdemi felkészülés 2006-2007-ben kezdődött, nagyon sok minden már létezett a cégnél, ami a minőségbiztosítást szolgálta, csak eddig nem neveztük nevén ezt a területet.

Gönye Zoltán: Rendben, lépjünk vissza egy keveset: ki inspirálta a minőségbiztosítással kapcsolatos folyamatokat a tanúsítás előtt?

Ercsényi Gábor: A cég vezetője, Martin Seger Úr volt az, aki a kezdetektől fogva odafigyelt a vállalkozás folyamataira, a minőségbiztosítás szempontjaira. Róla általánosságban is elmondható, hogy nagyon nyitott az újdonságokra, legyen szó új, szoftverfejlesztéssel kapcsolatos technológiáról, vagy egyéb menedzsment eszközökről.

Gönye Zoltán: Azon túlmenően, hogy a partner megkövetelte, milyen egyéb előnyöket reméltetek az ISO 9001-es szabvány alkalmazásától? Az ISO 9001-es szabvány alkalmazásának bevezetését is legalább kétféleképpen el lehet végezni: Egyrészt ki lehet pipálni a feladatot, de „rendesen” is el lehet végezni azt.

Ercsényi Gábor: Őszintén megmondom, hogy nem vártunk se jobbat, se rosszabbat, mint ami már volt. Sőt amikor az ISO 9001 alkalmazása kézzelfogható közelségbe került, akkor egy pillanatra már úgy is éreztük, hogy ez már lehet, hogy egy kicsit sok lesz, és csak púp lesz a hátunkon.

Gönye Zoltán: Hogyan sikerült kezelni ezt a helyzetet?

Ercsényi Gábor: Az ISO 9001-es rendszerünk kiépítése során sikerült minimalizálni a számunkra felesleges tevékenységeket. A felkészítő cég segítségével a szabvány által megfogalmazott elveket sikerült lefordítani a magunk számára. Mindent megteszünk, amit a szabvány ajánl, de semmit sem kell csak az ISO 9001 kedvéért, úgymond öncélúan végeznünk, és dokumentálnunk. Szerénytelenség nélkül merem állítani, hogy a mi rendszerünk olyan szervesen illeszkedik a napi munkánk ritmusába, hogy ennél jobbat nem kívánhat senki. Van néhány alapelv, amit az ISO 9001-es rendszer kiépítése során is meg tudtunk őrizni.

Gönye Zoltán: Mik ezek az alapelvek?

Ercsényi Gábor: Az egyik ilyen alapelvünk a papírmentes iroda. Az előzetes félelmeink egy része is pontosan ezt a területet érintette. Tartottunk tőle, hogy rá fogunk kényszerülni az ISO 9001 miatt a papírgyártásra, de ez a félelmünk végül teljesen alaptalannak bizonyult.

Gönye Zoltán: Egy minőségbiztosítási rendszer – rendszertől függően, de megköveteli, hogy a működtetést igazoló dokumentumok, azaz bizonyítékok keletkezzenek. Ez „papírmentes környezetben” hogyan működik?

Ercsényi Gábor: Teljesen papírmentes működést nem lehet megvalósítani, hiszen számos jogszabályi követelmény van, amely megköveteli a „valódi papírt”. Csak egyetlen egy példát hadd említsek: a munkaszerződésnek léteznie kell hagyományos formában is, azaz kinyomtatva, a felek által aláírva.

A saját házunk táján azonban már más a helyzet. Hiszen egy tesztriportot, vagy egy code review-t már kezelhetünk teljesen elektronikusan.

Gönye Zoltán: Az ISO 9001 ebből a szempontból szerencsére nem túlságosan szigorú.

Ercsényi Gábor: Igen, meglehetősen nagy teret enged az egyéni megoldásoknak, ami mindenképpen szerencsés.

Gönye Zoltán: A partnereitek hogyan viszonyultak a papírmentes ügymenethez?

Ercsényi Gábor: Őszinte leszek – a mi esetünkben a partnereinket nem igazán érdekelte ez a kérdés, nem fogalmaztak meg ezzel kapcsolatban követelményeket. Őket az érdekelte, hogy a tanúsítványon keresztül tudjuk igazolni, hogy egy az ISO 9001-nek megfelelő rendszert üzemeltetünk.

Gönye Zoltán: Ti milyennek látjátok a partnereitek minőségbiztosítási rendszereit?

Ercsényi Gábor: Nem tudok nem őszintén válaszolni: azt hiszem, kicsit könnyebb lenne elérnünk a közös céljainkat, ha a partnereink is legalább olyan jól átgondolt rendszerrel rendelkeznének, mint mi.

Gönye Zoltán: Vannak beszállítói auditjaitok? Azaz van arra példa, hogy az ügyfeleitek „személyesen” is meg akarják vizsgálni a projektjeiteket, minőségbiztosítási rendszereteket? Vagy megelégednek az ISO 9001-es tanúsítvány meglétével?

Ercsényi Gábor: Eddig nem volt jellemző, hogy bejelentkezzenek beszállítói auditra, azonban most várhatóan lesz egy, hogy milyen mélységű azt majd meglátjuk. Átfogó leírást a rendszerről, valamint hozzáférést az on-line rendszerhez már korábban is kértek, és kaptak is.

Gönye Zoltán: Bemutatnád röviden a rendszert?

Ercsényi Gábor: Nagyon szívesen. Az eddigi beszélgetésből is kiderült, hogy maga a minőségbiztosítási rendszer is elektronikus formában létezik, azaz jelszóval védetten, web alapon érhető el a munkatársaink számára. Azzal, hogy minden, és azonnal elérhető a web-en, rengeteget spórolunk, és most nem elsősorban a papírköltségre kell gondolni, hanem a hatékonyság növekedésére.

Amiről eddig nem beszéltünk: kifejezetten pártoljuk a szabad forráskódú rendszereket, két okból is: Minden híresztelés ellenére az ingyenes szoftverek üzemeltethetőek gazdaságosan, főleg abban a méretosztályban, amelyben a mi vállalkozásunk is működik. És ami talán sokkal fontosabb: az ingyenesen elérhető szoftverek között nagyon jó megoldásokat lehet találni.

Az egyik ilyen jól bevált eszközünk a Trac (http://trac.edgewall.org/), amely egy projektmenedzsmentet támogató eszköz. Ez egy www alapú rendszer, így szükség esetén akár otthonról is rá tudunk pillantani a „projektekre”. A rendszert az egyes projektjeink igényei szerint testre lehet szabni, ezt mi meg is tesszük.

Gönye Zoltán: Technikai szempontból hogyan lehet megközelíteni a Trac-et?

Ercsényi Gábor: Három fő komponensből áll: egy beépített tudásbázisból (wiki), egy ügykövető, azaz ticket rendszerből, valamint az esetünkben egy verziókövető rendszerrel is intergrálásra került. Magát a minőségbiztosítási rendszerünket is a wiki-ben tároljuk, a munkatársak is ott, on-line módon érhetik el. Nagyon leegyszerűsítve: a minőségbiztosítási rendszerünk is egy nagy wiki.

A ticket rendszer tartalmazza az összes bejelentett hibát, a változtatási kérelmeket a termékeinkre vonatkozóan, de ugyanígy kezeljük a minőségbiztosítási rendszerünkkel kapcsolatos változtatási igényeket is.

Gönye Zoltán: Lépjünk egy kicsit tovább! Hogyan fogtok neki az új munkatársak betanításának?

Ercsényi Gábor: Lényegében leültetjük a wiki elé az új belépőt – és ő, azt mankóként használva el tud kezdeni tevékenykedni. De természetesen van egy rövid „fejtágítás” is. Ez is egy olyan terület, amin jól látszik: Ha jól épülnek fel a folyamatok, beleértve a minőségügyi rendszert is, akkor annak sok járulékos haszna van. Egy ilyen például, hogy sokkal önállóbban tud betanulni az új munkatárs, így kevesebb idejét köti le a már aktív projekttagoknak.

Gönye Zoltán: A jó rendszer tehát alapfeltétel…

Ercsényi Gábor: Így van. Ehhez mondjuk, nem árt „jól választani” a rendszerépítés során.

Gönye Zoltán: Nálatok hogyan ment a felkészítő kiválasztása?

Ercsényi Gábor: Pályáztatással, referenciák, ill. személyes elbeszélgetés alapján. A mi esetünkben viszonylag könnyű volt ezek után a helyzet, mert egyértelmű volt, hogy az előzetes szempontrendszerünk alapján ki volt a nyertes (Infobiz Kft.).

Gönye Zoltán: Mekkora időszükséglete volt a minőségbiztosítási rendszer kiépítésének?

Ercsényi Gábor: A munkaidő nyilvántartásunk alapján: nagyságrendileg 150 óra körül volt ez a mi részünkről, 2-3 hónap átfutással. Ez azért lehetett „csak” ennyi, mert a felkészítő cég munkatársai interview-kkal feltérképezték a folyamatokat, és el is készítették a szabályozások első változatait. Ezeket mi természetesen még együtt tovább finomítottuk. Ezzel a munkamódszerrel egy „rólunk szóló” rendszer lett a végeredmény, és mindeközben a ráfordítások is kedvező keretek között maradtak. Aki látta már az ISO 9001-es szabványt, az tudja, hogy az abban megfogalmazott dolgok „lefordítása” konkrét szabályozásokká nem magától értetődő feladat.

Gönye Zoltán: Milyen útravalóval engednéd el azt, aki most áll a rendszerépítés előtt?

Ercsényi Gábor: A felkészítő kiválasztásának fontosságáról már beszéltünk. Ezért csak egy további gondolatot emelnék ki: A cél az, hogy a cég hatékonyabban működjön, és magának a kiépülő minőségbiztosítási rendszernek is ezt kell támogatnia.